СОДРУЖЕСТВО  НЕЗАВИСИМЫХ  ГОСУДАРСТВ

 

СОВЕТ  ГЛАВ  ПРАВИТЕЛЬСТВ

 

Решение о состоянии архивного дела в государствах – участниках СНГ

от 29 мая 2015 года

поселок Бурабай Республика Казахстан

 

 

Совет глав правительств Содружества Независимых Государств

решил:

1. Принять к сведению Информацию о состоянии архивного дела в государствах – участниках СНГ (прилагается).

2. Признать актуальным совершенствование правовых норм, обеспечивающих государственный контроль за состоянием архивного хранения документов и делопроизводства в организациях.

3. Консультативному совету руководителей государственных архивных служб государств – участников СНГ продолжить содействие широкому обмену архивной информацией между государствами – участниками СНГ в соответствии с их национальным законодательством.

4. Рекомендовать правительствам государств – участников СНГ рассмотреть возможность увеличения объема финансирования национальным архивным службам на повышение квалификации и профессиональную переподготовку работников государственных архивов по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению управления, в том числе и в базовой организации по переподготовке и повышению квалификации кадров государств – участников СНГ в области архивного дела.

 

От Азербайджанской Республики		От Российской Федерации
	Первый заместитель  Премьер-министра
	Я.Эюбов		Д.Медведев
	с особым мнением
От Республики Армения		От Республики Таджикистан
	О.Абраамян		К.Расулзода
От Республики Беларусь		От Туркменистана
	А.Кобяков		--------
От Республики Казахстан		От Республики Узбекистан
	К.Масимов		--------
От Кыргызской Республики		От Украины
	Т.Сариев
От Республики Молдова
	К.Габурич
	с заявлением

 

Консультативный совет руководителей государственных архивных служб
государств – участников СНГ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

информация
о состоянии архивного дела
в государствах – участниках снг

ВВЕДЕНИЕ

 

Информация подготовлена по материалам, предоставленным государственными архивными службами Азербайджанской Республики, Республики Армения, Республики Беларусь, Республики Казахстан, Кыргызской Республики, Российской Федерации, Украины.

При подготовке Информации использовались статистические данные по состоянию на 1 января 2014 года. Для выявления тенденций в развитии архивного дела в государствах – участниках СНГ использовались данные за период с 2003 по 2013 год, в ряде случаев для анализа происходящих изменений использовались сведения за более ранний период.

Архивное дело в государствах – участниках СНГ развивается в рамках правового поля и направлено на решение задач по сохранению документального историко-культурного наследия государств-участников и созданию оптимальных условий для его использования в экономических, социальных, научных и иных целях.

При решении поставленных задач архивные службы государств – участников СНГ осуществляют тесное взаимодействие по различным направлениям своей деятельности. Взаимодействие государств – участников СНГ в сфере архивного дела осуществляется в соответствии с международными договорами и решениями Совета глав государств и Совета глав правительств СНГ. Среди них:

Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР от 6 июля 1992 года;

Соглашение о принципах и формах взаимодействия государств – участников СНГ в области использования архивной информации от 4 июня 1999 года;

Решение Совета глав правительств СНГ от 18 сентября 2003 года о придании Всероссийскому научно-исследовательскому институту документоведения и архивного дела статуса базовой организации по подготовке и повышению квалификации кадров по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению управления государств – участников СНГ.

Взаимодействие и сотрудничество архивных служб государств – участников СНГ осуществляется в рамках ежегодно проводимых заседаний Консультативного совета руководителей государственных архивных служб государств – участников СНГ (далее – Консультативный совет), созданного Решением Экономического совета СНГ от имени Совета глав правительств СНГ от 3 декабря 2004 года.

 

I. Нормативно-правовое обеспечение архивного дела

 

Нормативно-правовую базу в сфере архивного дела государств – участников СНГ составляют нормативные правовые акты, регулирующие отношения в двух юридических плоскостях: 1) национальные законодательные и иные нормативные правовые акты, образующие основы правового режима архивного дела; 2) международные договоры, определяющие цели, механизмы и конкретные сферы сотрудничества с международными организациями и отдельными зарубежными странами.

Законы в сфере архивного дела разработаны и приняты во всех государствах – участниках СНГ. Законодательные акты регламентируют все основные направления архивного дела: комплектование архивов документами, обеспечение сохранности документов в организациях и государственных архивах, организация государственного учета архивных документов, создание и развитие научно-справочного аппарата к документам архивов, научное использование архивных документов и информации.

Основу законодательной базы архивного дела составляют:

в Азербайджанской Республике – Закон «О Национальном архивном фонде Азербайджанской Республики» (1999 год);

Республике Армения – Закон «Об архивном деле» (2004 год);

Республике Беларусь – Закон «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (2011 год);

Республике Казахстан – Закон «О Национальном архивном фонде и архивах» (1998 год);

Кыргызской Республике – Закон «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики» (редакция 1999 года);

Российской Федерации – Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 год);

Украине – Закон «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (редакция 2001 года).

Архивные законы, принятые в государствах – участниках СНГ, постоянно совершенствуются, в них вносятся изменения, отражающие происходящую в обществе трансформацию социально-экономических отношений. В последние 10 лет новые архивные законы приняты в Республике Армения, Республике Беларусь, Российской Федерации. С 2001 года в новой редакции действует архивный закон в Украине.

Отдельные вопросы, входящие в компетенцию государственных архивных служб, кроме законодательных актов, регламентируются также актами правительств, министерств, ведомств и других государственных органов государств – участников СНГ, в ведении которых находятся вопросы архивного дела.

Во всех государствах в развитие национальных архивных законов приняты нормативные правовые акты (правила, положения, инструкции и др.), детально регулирующие порядок деятельности государственных архивных служб и архивов, вопросы доступа физических и юридических лиц к архивным документам, предоставления и использования архивных документов и информации. Нормативные правовые акты в сфере архивного дела дополняются государственными и отраслевыми стандартами, иными техническими нормативными правовыми актами, методическими документами.

Архивное законодательство государств – участников СНГ основано на конституционных нормах и гармонизировано с общенациональным законодательством в сфере гражданского, административного, трудового и иного права. Правовое поле работы архивов включает также законодательные и иные нормативные правовые акты в сфере информации и защиты информации, государственных секретов, коммерческой тайны, персональных данных, иной охраняемой информации, электронного документа и электронной подписи.

Несмотря на то что при разработке национальных архивных законов использован Модельный закон об архивах и архивном фонде, принятый на тринадцатом пленарном заседании Межпарламентской Ассамблеи государств – участников СНГ (постановление от 3 апреля 1999 года № 13-9), сфера и степень регламентации правовых отношений в разных странах неодинаковы.

В Республике Беларусь архивный закон содержит норму об обязательности создания архивов во всех организациях независимо от их формы собственности и организационно-правовой формы, подзаконные акты достаточно детально регламентируют порядок их создания и организации работы. В законодательстве других государств за негосударственными организациями закрепляется лишь право на создание таких архивов, обязанность создавать архивы распространяется не на все организации.

В Республике Беларусь и Республике Казахстан законодательство распространяет общеобязательные нормы в сфере управления документами на все организации, в том числе негосударственного сектора. В других государствах установленные нормативные требования по управлению документами распространяются лишь на государственные органы и в ряде случаев – на государственные организации.

В административных кодексах Республики Беларусь и Кыргызской Республики содержатся статьи об ответственности за нарушение законодательства в сфере архивного дела, разработаны механизмы соответствующего контроля и привлечения нарушителей к административной ответственности.

В Российской Федерации в связи с федеративным принципом устройства государства федеральное архивное законодательство более либерально и дополняется законодательством субъектов Российской Федерации.

В развитии архивного законодательства государств – участников СНГ в последнее десятилетие можно выделить следующие основные тенденции:

регламентация правовых отношений между государством в лице государственных архивов и негосударственным сектором;

нормативное закрепление сроков хранения документов, образующихся в деятельности организаций, распространение норм, обязывающих сохранять документы в течение установленных сроков, на негосударственные организации;

разработка правовых основ организации работы с электронными документами, организации электронного документооборота, приема электронных документов на государственное архивное хранение, обеспечение их долговременной сохранности и юридической правомочности;

решение проблем сохранности документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников.

Международную часть нормативной базы, регламентирующей деятельность архивных служб и архивных учреждений государств – участников СНГ, составляют указанные ранее соглашения, принятые на заседаниях Совета глав государств и Совета глав правительств СНГ, а также двусторонние соглашения, протоколы, меморандумы и другие документы о сотрудничестве в сфере архивного дела.

Соглашения заключаются между уполномоченными архивными органами, иными архивными учреждениями государств: в Азербайджанской Республике заключено 6 соглашений; в Республике Армения – 10; в Республике Беларусь – 14; в Республике Казахстан – 15; в Кыргызской Республике – 8; в Российской Федерации – 50; в Украине – 30.

Государства – участники СНГ, кроме Азербайджана, Таджикистана и Туркменистана, являются полноправными членами международной организации в области архивного дела – Международного совета архивов и его евроазиатского регионального отделения ЕВРАЗИКИ.

Несмотря на значительный комплекс законодательных и иных нормативных правовых актов, технических нормативных правовых актов и методических документов, принятых в сфере архивного дела и делопроизводства в каждом из государств, архивные службы государств – участников СНГ отмечают наличие ряда проблем, требующих дальнейшего решения.

1. Одной из ключевых во всех государствах является проблема определения правового статуса электронного документа, разработки правовых основ организации архивного хранения и использования электронных документов. Архивные службы государств – участников СНГ отмечают несовершенство и противоречивость терминологии законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере электронного документа и электронного документооборота, определенную несогласованность правовых норм в этой сфере с требованиями архивного законодательства. В ряде случаев действующее законодательство в сфере электронного документа не позволяет качественно решать вопросы приема на архивное хранение электронных документов, обеспечения их долговременной сохранности и юридической силы в длительной перспективе, в том числе для удовлетворения законных прав и интересов граждан. Среди возможных путей решения проблемы архивистами Украины рассматривается вопрос о целесообразности установления правовых норм, обязывающих дублировать на бумажные носители электронные документы, отнесенные к Национальному архивному фонду (документы постоянного хранения), а также документы по личному составу, которые касаются прав граждан. В Республике Беларусь и Российской Федерации предлагается нормативно ограничить сферу создания электронных документов без бумажного аналога документами со сроком хранения до 10 лет.

2. Совершенствования требуют правовые основы, определяющие взаимоотношения государственных архивов и негосударственных организаций. В этих рамках решения требуют проблемы правового статуса частных архивов, выполняющих платные работы и оказывающих платные услуги по архивному аутсорсингу (хранение архивных документов, проведение научно-технической обработки документов и др.), а также организации их взаимодействия с государственными архивными учреждениями. Например, архивный закон Республики Беларусь не рассматривает частные архивы как отдельный вид архивов, хотя соответствующие организации действуют на территории государства. В Российской Федерации обсуждается вопрос о целесообразности введения профессиональной аттестации работников организаций, занимающихся архивным аутсорсингом. Соответствующим образом проблема решается в Республике Узбекистан. Государственная архивная служба Украины считает целесообразным введение лицензирования архивной деятельности.

3. Актуальным является установление и (или) совершенствование правовых норм, обеспечивающих государственный контроль за состоянием архивного хранения документов и делопроизводства в организациях. Например, для Республики Беларусь актуально возвращение в административный кодекс нормы, предусматривающей административную ответственность за нарушение установленных требований в сфере делопроизводства, что непосредственным образом влияет на качество формирования Национального архивного фонда страны. В то же время комплексно данная проблема решается в Кыргызской Республике.

4. В связи с включением государств – участников СНГ в мировое информационное пространство, внедрением в управление современных информационных технологий, электронного документа и электронного документооборота, принятием в качестве государственных международных стандартов в сфере архивного дела и управления документами для архивистов все большее значение приобретает проблема правового регулирования вопросов управления документами в организациях и участия государственных архивных служб в этом процессе. Если в Республике Беларусь и Республике Казахстан законодательство в сфере делопроизводства и управления документами распространяется на все организации, в том числе негосударственного сектора, то в Украине нормативно-правовая база по делопроизводству предназначена только для государственных учреждений, что приводит к игнорированию юридическими лицами частной формы собственности правил организации делопроизводства, а также к неправомерному уничтожению документов, в том числе социально значимых. Для Российской Федерации проблемой является отсутствие государственного органа, официально наделенного полномочиями по осуществлению государственной политики в сфере управления документами.

5. Совершенствования требуют вопросы правового статуса и организации деятельности региональных архивов. В Украине правового решения требуют вопросы организации деятельности трудовых архивов. В Республике Беларусь не до конца представляются урегулированными вопросы правового статуса и порядка взаимодействия территориальных (городских и районных) архивов местных исполнительных и распорядительных органов с государственными архивами. В Российской Федерации законодательно не урегулирован вопрос хранения документов федеральных структур, расположенных на территориях субъектов федерации.

 

II. Системы управления архивным делом и архивная сеть
государств – участников СНГ

 

В Азербайджанской Республике органом управления архивным делом в системе центральной исполнительной власти является Национальное архивное управление.

Сеть государственных архивов состоит из 79 учреждений, из них 6 имеют общегосударственный статус, 73 – региональный.

В Республике Армения государственным уполномоченным органом в сфере управления архивным делом является Министерство территориального управления и по чрезвычайным ситуациям, в системе которого действует государственная некоммерческая организация «Национальный архив Армении».

Сеть государственных архивных учреждений включает государственную некоммерческую организацию «Национальный архив Армении», 11 его филиалов и 24 территориальных представительства.

Государственная архивная служба Республики Армения после осуществления реформ в начале 2000-х годов, изменения ее статуса и структуры стала работать более эффективно.

В Республике Беларусь республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства является Министерство юстиции, в структуре центрального аппарата которого на правах структурного подразделения с правами юридического лица действует Департамент по архивам и делопроизводству.

Структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов представлены 7 отделами и секторами в структуре главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполкомов.

В систему государственных архивных учреждений входят 10 республиканских государственных архивных учреждений (6 республиканских архивов, 2 специализированные лаборатории, 2 научных учреждения), 6 государственных архивов областей, 3 государственных архива общественных объединений областей и 16 зональных государственных архивов. Архивная сеть включает также 124 территориальных (городских и районных) архива местных исполнительных и распорядительных органов, не имеющих статуса государственных архивов и непосредственно подчиняющихся районным и городским исполнительным комитетам.

В Республике Казахстан центральным уполномоченным органом государственного регулирования архивного дела является Министерство культуры и спорта. Структурное подразделение министерства, к компетенции которого относится непосредственное осуществление государственной политики в области архивного дела и документации, – Департамент архивного дела и документации.

Уполномоченными органами государственного регулирования отношений и управления архивным делом, осуществляемых местным исполнительным органом области, города республиканского значения и столицы, являются 16 управлений архивов и документации, а также культуры, архивов и документации.

Архивная сеть включает 221 государственное архивное учреждение: 7 республиканских, 9 региональных, 14 областных, 25 городских, 132 районных архива, 6 архивов по личному составу, 26 районных филиалов областных архивов, 1 центр документации новейшей истории в Восточно-Казахстанской области и 1 архив по научно-технической документации в Карагандинской области.

В Кыргызской Республике органом управления архивным делом является Архивное агентство при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики. Функции территориальных органов управления архивным делом с 2005 года осуществляют областные государственные архивы.

В схему управления Архивного агентства входят Центр документации, Центр информационных технологий, 3 центральных государственных архива, 8 областных (в Ошской области – 2), Ошский и Бишкекский городские государственные архивы (республиканского подчинения), 52 районных и городских государственных архива областного подчинения.

В Российской Федерации разработка государственной политики в сфере архивного дела возложена на Министерство культуры. Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела, является Федеральное архивное агентство (Росархив).

Архивная сеть характеризуется наличием трех уровней – федерального, субъектов Российской Федерации и муниципального.

Федеральными являются 15 архивных учреждений. В систему Росархива входят также Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и Объединение по эксплуатации и техническому обслуживанию федеральных архивов Росархива (ОЭТО Росархива).

В каждом субъекте Российской Федерации есть свой орган государственной власти, осуществляющий полномочия в сфере архивного дела. Общее количество государственных архивов субъектов Российской Федерации – 178.

В Российской Федерации работают 2 106 муниципальных архивов, из которых 1 708 являются структурными подразделениями органов местного самоуправления.

В Украине регулирование архивного дела на общегосударственном уровне возложено на Государственную архивную службу, находящуюся в подчинении Кабинета Министров Украины через Министра юстиции.

Архивная сеть включает 2 667 учреждений. Из них 9 центральных государственных архивов, 1 научно-исследовательское и 3 других центральных государственных архивных учреждения, 24 государственных архива областей, Государственный архив города Киева, 474 архивных отдела райгосадминистраций, 159 архивных отделов городских советов, 13 отраслевых архивов и 1 748 трудовых архивов, созданных при городских, районных, сельских и поселковых советах для централизованного временного хранения документов, накопленных в процессе документирования служебных, трудовых или иных правоотношений юридических и физических лиц, и других архивных документов, не относящихся к Национальному архивному фонду. Из общего количества трудовых архивов 311 имеют статус юридического лица.

Анализ состояния и изменений системы органов управления архивным делом и подчиненных им государственных архивных учреждений позволяет сделать следующие выводы.

1. В последние годы в результате административных реформ в большинстве государств произошли понижение статуса национальных органов управления архивным делом и потеря ими самостоятельности. В Республике Армения, Республике Беларусь, Республике Казахстан, Кыргызской Республике, Российской Федерации государственные архивные службы, непосредственно подчинявшиеся правительствам, были переданы в прямое подчинение различным министерствам, иным органам управления. Это привело к утрате органами архивного управления функций и прав по изданию нормативных правовых актов в сфере делопроизводства и архивного дела, частичной потере контроля за сохранностью документов в ведомственных архивах и работой по документационному обеспечению управления в организациях, ограничению полномочий по руководству региональными государственными архивами.

Архивные службы государств – участников СНГ в разной степени отмечают неблагоприятные последствия для архивов подобных изменений, а также указывают на необходимость возврата органам архивного управления функций по нормативно-правовому регулированию, организационно-методическому руководству и контролю за состоянием делопроизводства и ведомственного хранения документов в организациях.

2. Административные реформы последних лет негативно сказались также на системе территориальных органов управления архивным делом. Продолжающиеся реформы сопровождаются ликвидацией или сокращением количества территориальных органов, изменением или передачей их функций в региональные архивы, наделением территориальных органов управления архивным делом несвойственными им функциями. В Республике Армения областные государственные архивы преобразованы в филиалы, районные и городские архивы – в территориальные представительства Национального архива. В Республике Беларусь отделы по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов включены в состав главных управлений юстиции, часть из них преобразована в секторы, часть наделена непрофильными функциями, а также сокращена численность работников, непосредственно занимающихся архивным делом. В Кыргызской Республике областные управления архивами и документацией ликвидированы, часть их функций по организации работы городских и районных архивов передана областным государственным архивам. В ряде субъектов Российской Федерации наблюдался процесс снижения статуса и ограничения полномочий органов управления архивным делом.

Архивные службы государств – участников СНГ отмечают, что административные реформы системы территориальных органов управления архивным делом, сопровождающиеся понижением их статуса, ограничением полномочий, наделением несвойственными функциями, сокращением численности работников, непосредственно занимающихся архивным делом, существенно затрудняют качественное решение поставленных перед ними задач.

3. Одной из проблем в ряде государств является сокращение сети государственных архивных учреждений и численности архивных работников. В Республике Беларусь сеть архивных учреждений сохранена, однако в результате мероприятий, проведенных в 2013 году, штатная численность работников государственных архивов и иных архивных учреждений сокращена более чем на 10 %. В результате административных реформ и изменения финансово-правового положения государственных архивных учреждений Российской Федерации количество архивов в субъектах Российской Федерации за период с 2012 года сократилось с 208 до 178. Иная ситуация наблюдается в Украине, где количество государственных архивных учреждений за последние 10 лет увеличилась на 18, а количество трудовых архивов за период с 2008 года возросло с 401 до 1 956.

Архивные службы государств – участников СНГ отмечают недопустимость дальнейшего сокращения количества государственных архивных учреждений и их штатной численности.

 

III. Кадровое обеспечение

 

Обеспечение архивных учреждений профессионально подготовленными кадрами является одной из приоритетных задач архивных служб государств – участников СНГ. При решении данной задачи основные усилия направляются на комплектование государственных архивных учреждений профессионально подготовленными кадрами, подготовку и повышение квалификации работников архивов, обеспечение преемственности в процессе смены поколений архивистов.

Анализ кадрового обеспечения архивных учреждений показывает, что государственные архивные учреждения в целом укомплектованы кадрами, что позволяет им выполнять поставленные перед ними задачи. Общие сведения о численности работников архивных органов и государственных архивных учреждений по состоянию на 1 января 2014 года приведены ниже:

 

Государства – участники СНГ	Количество работников
Азербайджанская Республика	488
Республика Армения	343
Республика Беларусь	1 169
Республика Казахстан	2 160
Кыргызская Республика	718
Российская Федерация	Около 16 000
Украина	4 785

 

Общеобразовательный уровень архивистов довольно высок, что подтверждается данными о количестве работников государственных архивных учреждений, имеющих высшее образование. В Азербайджанской Республике данный показатель составляет 48,1 %, Республике Армения – 61,5 %, Республике Беларусь – 51,3 %, в Российской Федерации – от 72 % (в федеральных архивах) до 95 % (в органах управления архивным делом).

Среди руководителей и специалистов доля работников с высшим образованием во всех государствах еще выше и составляет более 60 %. При этом в последние годы в Российской Федерации наблюдается тенденция некоторого увеличения общего образовательного уровня архивистов. В то же время в Республике Беларусь этот показатель несколько снизился в связи с произошедшим в 2013 году сокращением численности работников архивных учреждений, которое в условиях необходимости сохранения штатного состава административно-технического персонала по обслуживанию зданий было осуществлено главным образом за счет численности руководителей и специалистов.

Большинство работников архивных учреждений составляют женщины, что во многом обусловлено невысоким уровнем заработной платы.

Архивные службы всех государств значительное внимание уделяют подготовке и повышению квалификации кадров. В Республике Беларусь подготовка и повышение квалификации кадров архивным законом отнесены к числу основных направлений деятельности в сфере архивного дела и делопроизводства.

Обучение профессиональных кадров архивистов в государствах – участниках СНГ осуществляется в двух основных формах: вузовская подготовка специалистов и повышение квалификации работников государственных архивов.

Вузовская подготовка архивистов налажена в Республике Беларусь, Республике Казахстан, Кыргызской Республике, Российской Федерации, Украине.

В Республике Беларусь подготовка историков-архивистов осуществляется на историческом факультете Белорусского государственного университета с 1992 года. С 2001 года ведется подготовка специалистов-документоведов по направлениям: информационное обеспечение управления, документационное обеспечение управления, защита информации. Выпускники университета, получившие образование за счет средств бюджета, направляются на работу в государственные архивные учреждения, а также в архивы и службы документационного обеспечения управления государственных органов, иных государственных организаций.

В Республике Казахстан по инициативе Министерства культуры и информации количество грантов, выделяемых в рамках государственного заказа на подготовку кадров по специальности «Архивоведение, делопроизводство и документационное обеспечение», в 2013/2014 учебном году было увеличено с 10 до 30. В 2013 году разработаны 5 профессиональных стандартов на специальности в сфере архивного дела.

В Кыргызской Республике планомерная подготовка кадров на базе Бишкекского гуманитарного университета ведется с 2004 года, первый выпуск пополнил ряды архивистов в 2009 году.

В Российской Федерации работает около 1 500 высших и большое количество средних учебных заведений, готовящих специалистов в области архивного дела и документационного обеспечения управления.

Повышение квалификации действующих работников государственных архивных учреждений осуществляется во всех государствах. Основными формами являются курсы повышения квалификации и обучающие семинары.

В Республике Армения периодически организуются и проводятся обучающие семинары и краткосрочные занятия по архивному делу ответственных (руководящих) работников и специалистов Национального архива, руководителей секретариатов и архивистов администраций государственных органов. Сотрудники Национального архива Армении приняли участие в международных семинарах, проведенных в НИИ древних рукописей им. Месропа Маштоца (Матенадаране).

В Республике Беларусь обучающие семинары проводятся по различным направлениям архивного дела. Они организуются Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь с привлечением наиболее квалифицированных работников архивных учреждений. По возможности к участию в семинарах приглашаются специалисты других государств. Периодичность проведения семинаров не установлена, как правило, они организуются ежегодно.

Обучающие семинары, направленные на повышение квалификации работников государственных архивов, проводятся также в областях силами местных архивистов с привлечением, по возможности, специалистов из г. Минска.

В Республике Казахстан в 2013 году впервые в рамках государственного заказа социально значимых проектов были выделены средства на организацию и проведение семинаров по вопросам использования архивных документов для сотрудников государственных архивов.

В Кыргызской Республике Архивное агентство при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики периодически организует республиканские и зональные семинары, при необходимости вызывает сотрудников на стажировки, в государственных архивах проводятся методические часы. При наличии финансовых средств осуществляется обмен опытом с коллегами из государств – участников СНГ.

В Российской Федерации среди образовательных учреждений дополнительного образования особое место занимает Отраслевой центр повышения квалификации ВНИИДАД, который предлагает слушателям различные формы обучения как по срокам (годичные, в том числе переподготовка, и краткосрочные), так и по особенностям организации обучения (например, выездные краткосрочные курсы повышения квалификации; в будущем планируется организовать дистанционное обучение). В ОЦПК ВНИИДАД за последние 5 лет обучено 2 132 работника государственных и муниципальных архивов. При этом на курсах профессиональной переподготовки по архивоведению ежегодно проходили обучение от 120 до 150 человек.

Курсы повышения квалификации по профильной тематике организуются также на базе региональных академий государственной и муниципальной службы и местных высших и средних учебных заведений, причем архивные органы и учреждения принимают активное участие в организации этих курсов, создании программ и зачастую сами проводят занятия.

В Украине повышение квалификации архивных работников в рамках архивной отрасли осуществляется на краткосрочных (от 1 до 5 дней) курсах. Кроме того, архивисты повышают свою квалификацию по профессиональным программам и краткосрочным курсам в Национальной академии государственного управления, на краткосрочных курсах в Центре переподготовки и повышения квалификации Министерства юстиции. Только за 2013 год повысили квалификацию 1 028 работников отрасли (22 % общей численности), из них 629 руководителей и 399 специалистов.

В Республике Беларусь, Российской Федерации, Украине архивные работники могут повысить свою квалификацию заочно в высших и средних специальных учебных заведениях.

В целях повышения профессионального уровня работников архивные службы всех государств – участников СНГ используют такие формы, как участие архивистов в международных обучающих семинарах, курсах, школах и т.п., институт наставничества, создание условий для самообразования, в том числе организация конкурсов «Лучший архивист» (Республика Беларусь), «Лучший муниципальный архив» (Российская Федерация) и др.

Среди международных мероприятий в этом направлении особое место занимают семинары, организуемые ВНИИДАД, который с 2003 года является базовой организацией по переподготовке и повышению квалификации кадров по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению управления государств – участников СНГ. Международные обучающие семинары по актуальным для архивистов профессиональным темам проводятся ежегодно. Всего за период с 2005 по 2013 год в обучающих семинарах ВНИИДАД приняло участие 176 архивистов из государств – участников СНГ.

Архивисты государств – участников СНГ также повышают квалификацию в рамках заочных, заочно-очных и краткосрочных курсов по «Архивоведению» и «Документоведению», проводимых ОЦПК ВНИИДАД. В 2005–2013 годах на этих курсах прошли обучение 4 190 архивистов из государств – участников СНГ.

Архивные службы государств – участников СНГ отмечают, что в последнее время задачи, стоящие перед архивами, значительно усложнились, возросли требования к качеству выполняемых архивных работ. Соответственно, возросли требования к уровню знаний и профессиональной подготовки архивистов. Вместе с тем анализ состояния и динамики кадрового обеспечения архивных учреждений позволяет сделать вывод о наличии ряда существенных проблем.

1. Степень укомплектованности кадрами различных архивных учреждений в разных странах неодинакова.

Наиболее острой данная проблема является для Российской Федерации. Последние несколько лет укомплектованность государственных архивов кадрами руководителей и специалистов составляет 88–90 %. Хотя общая численность работников российских архивов после уменьшения в конце 1990-х – начале 2000-х годов начала понемногу увеличиваться, сложной остается ситуация в субъектах Российской Федерации (в 2013 году укомплектованность составляла 85 %) и федеральных государственных архивах (в 2013 году – 72 %). При этом в федеральных архивах отмечается отрицательная динамика (в 2000 году укомплектованность кадрами составляла 92 %).

В других государствах укомплектованность кадрами находится на приемлемом уровне. Например, в Украине она составляет 97,5 %, в Армении – 100 %.

2. Практически во всех государствах – участниках СНГ невысоким остается процент руководителей и специалистов с высшим архивным образованием. В Республике Армения всего 2 архивиста имеют высшее профессиональное образование (0,6 % общей численности работников). В Республике Беларусь специальное историко-архивное образование имеют лишь 173 работника (17,5 % общего количества руководителей и специалистов). При этом удельный вес специалистов с высшим профильным образованием за последние 10 лет практически не изменился (наблюдаются колебания в пределах 12–18 %). В Кыргызской Республике обеспеченность кадрами со специальным архивным образованием также характеризуется как низкая. Во многом это обусловлено тем, что только с 2004 года ведется планомерная подготовка кадров на базе Бишкекского гуманитарного университета, первый выпуск пополнил ряды архивистов в 2009 году. В Российской Федерации доля архивистов с профильным высшим образованием падает, хотя по сравнению с периодом конца 1990-х – начала 2000-х годов эта тенденция заметно ослабела. В 2013 году в федеральных архивах доля дипломированных архивистов составляла 24 % (в 2000 году – 49 %), в органах управления архивным делом – 18 % (33 %), в муниципальных архивах – около 7 %. Потребность в специалистах со специальным архивным образованием испытывает архивная отрасль Украины, поскольку обеспеченность такими специалистами составляет менее 25 % всех работающих.

Несмотря на довольно высокий общеобразовательный уровень работников государственных архивных учреждений, архивные службы государств – участников СНГ обращают внимание на особый характер и специфику архивной работы, необходимость принятия действенных мер по профессиональной подготовке и повышению квалификации архивистов.

3. Для государственных архивных учреждений всех государств серьезной является проблема комплектования архивов профессионально подготовленными молодыми кадрами, их закрепления на местах и связанная с этим проблема старения кадров. В Азербайджанской Республике доля работников в возрасте 50 лет и старше составляет 33 %, в Республике Армения – 50,8 %, в Республике Беларусь – 28 %, в Кыргызской Республике – более 25 %. В Российской Федерации наиболее острая кадровая ситуация наблюдается в федеральных архивах, где доля работников старше 50 лет составляет около 55 % (в 2000 году – 28 %), пенсионеров – около 38 % (в 2000 году – 22 %). В органах управления архивным делом субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах ситуация несколько лучше: работники старше 50 лет составляют 35–38 %, при этом каждый пятый – пенсионер. В государственных архивах субъектов Российской Федерации архивисты старше 50 лет составляют 36–37 %, пенсионеры – 21 %. В Украине доля работников в возрасте старше 46 лет составляет 50 %, в том числе 56–59 лет – 9 %, от 60 лет – 11 %. Такая статистика остается неизменной уже несколько лет.

Ситуация со старением кадров в архивных учреждениях усугубляется тем, что негативные тенденции наблюдаются на фоне значительных усилий, предпринимаемых архивными службами в сфере профессиональной подготовки молодых специалистов. В Республике Беларусь за период с 1996 по 2013 год дипломы историков-архивистов получил 581 человек, документоведов – 590, применяется система распределения лиц, обучавшихся за счет средств государственного бюджета, в государственные архивы с обязательной двухлетней отработкой. В Российской Федерации лишь единицы выпускников высших учебных заведений, готовящих специалистов в области архивного дела, идут работать в архивы. Проблема только частично решается за счет поступления сотрудников архивов на заочные формы обучения, при этом бюджетные места для студентов-заочников постоянно сокращаются.

Архивные службы государств – участников СНГ отмечают, что пополнение государственных архивов молодыми кадрами проблематично главным образом из-за низкого уровня заработной платы, результатом чего является невысокий престиж самой профессии архивиста. В условиях, когда внешний спрос на квалифицированных архивистов очень высок, наблюдается отток молодых специалистов из государственных архивов на более высокооплачиваемую работу в архивы и службы управления документами коммерческих структур, в иные сферы деятельности.

4. В сложившихся условиях важной формой обучения кадров является повышение квалификации и профессиональная переподготовка специалистов. Система повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников государственных и муниципальных архивов налажена в Российской Федерации, довольно развита система повышения квалификации архивистов в Украине.

В то же время в решении данной задачи в ряде государств – участников СНГ отмечается наличие определенных трудностей. В архивной системе Республики Беларусь самостоятельное учреждение образования отсутствует. В связи со спецификой национального законодательства в сфере образования, иных объективных причин, прежде всего финансовых, его создание в ближайшее время не представляется возможным. В этой связи организация комплексного повышения квалификации работников государственных архивных учреждений с выдачей документа об образовании установленного образца становится невозможной. Специальный центр повышения квалификации архивных работников отсутствует и в Кыргызской Республике. Архивная служба государства отмечает потребность в республиканском учебном центре, создание которого затруднено из-за отсутствия материально-технических (помещение, оборудование) и кадровых возможностей.

Архивные службы всех государств единодушны в высокой оценке деятельности Отраслевого центра повышения квалификации при ВНИИДАД. В то же время архивные службы отмечают ограниченные возможности использования данной формы повышения квалификации архивистов своих государств из-за значительных финансовых расходов на проезд и проживание.

 

IV. Материально-техническое обеспечение

 

При решении вопросов материально-технического обеспечения основные усилия архивных служб государств – участников СНГ направлены на создание условий для приема и хранения архивных документов: строительство, реконструкцию и ремонт зданий архивов; оснащение архивов и специальных лабораторий необходимой техникой и оборудованием.

В решении вопросов строительства, реконструкции и ремонта зданий и помещений во всех государствах достигнуты определенные успехи.

В Азербайджанской Республике построено три новых архивохранилища: два – в регионах, одно – для Государственного архива кинофотодокументов. Введенное в эксплуатацию в 2012 году новое здание Государственного архива кинофотодокументов рассчитано на хранение 40 тыс. кинодокументов. Кроме того, в 2003–2013 годах в ведение архивной отрасли было передано 28 зданий. В четырех зданиях государственных архивов республиканского подчинения, а также в здании Государственного архива Нахичеванской Автономной Республики проведены реконструкция и капитальный ремонт.

В Республике Армения отремонтированы главный корпус и другие помещения государственного архива. Три технических этажа архивохранилищ реконструированы в хранилища с передвижными стеллажами, сданы в эксплуатацию три локальные котельни. Отремонтированы и оснащены необходимым оборудованием четыре подземных архивохранилища. Проведены ремонтные работы в 20 помещениях территориальных подразделений Национального архива. В настоящее время архивная система полностью обеспечена специально построенными и большей частью приспособленными зданиями и помещениями, в том числе решена проблема обеспеченности помещениями территориальных подразделений архива, приспособленными главным образом для хранения архивных документов.

В Республике Беларусь проведены работы по капитальному ремонту и реконструкции зданий государственных архивов в городах Витебске, Орше (Витебская область), Гродно, Лиде (Гродненская область), Борисове, Минске Молодечно (Минская область), Жлобине, Речице (Гомельская область). Завершено проектирование строительства нового здания для государственного архива в г. Слуцке (Минская область). Принято решение о начале строительства здания для создаваемого Государственного архива г. Минска.

Во всех государственных архивах осуществлялись работы по текущему ремонту и поддержанию помещений в состоянии, пригодном для эксплуатации. Проводились ремонтно-реставрационные работы фасадов четырех зданий государственных архивов, являющихся памятниками истории и архитектуры XVII–XVIII веков. Различные виды работ по капитальному ремонту и реконструкции фасадов зданий осуществлялись еще в трех государственных архивах.

Продолжаются начатые в 2011 году капитальные строительные работы в здании Центральной лаборатории микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и в одном из зданий Государственного архива Брестской области.

В Республике Казахстан в последние годы отмечается положительная тенденция строительства новых архивохранилищ. В 2006 году построено здание Национального архива Республики Казахстан, в 2012 году построено и в 2013 году введено в эксплуатацию здание Центрального государственного архива г. Алматы на 5 млн единиц хранения, что позволило решить вопрос сохранности архивных документов самого большого мегаполиса страны. В 2013 году завершена пристройка к зданию Государственного архива Мангистауской области. В 2014 году построено новое здание для Государственного архива Алматинской области, начато строительство зданий Государственных архивов г. Шымкента и Кызылординской области.

В Кыргызской Республике из-за сложной экономической ситуации капитальное строительство объектов для государственной архивной службы не велось более 30 лет. Лишь в последние два года построено новое здание для Базар-Коргонского районного архива, сгоревшего в ходе межнациональных столкновений летом 2010 года, сданы в эксплуатацию новые здания Ошского городского и Чаткальского районного архивов.

За последние годы на баланс принято несколько региональных архивов. Местными органами государственной власти и местного самоуправления региональным архивам предоставлялись новые или дополнительные здания и помещения. Осуществлялись пристройки к имеющимся зданиям архивов (Джалал-Абадский областной, Иссык-Атинский, Иссык-Кульский районные и др.). По мере финансирования проводится капитальный ремонт зданий.

В Российской Федерации в 2005 году построен новый комплекс зданий для Российского государственного исторического архива, который является одним из наиболее технически оснащенных архивных зданий не только в России, но и в Европе, что позволяет в полном объеме обеспечить нормативные условия хранения более 6,5 млн дел по истории России XVIII–XX веков. Отвечают современным требованиям обеспечения сохранности документов построенные в 2006 году новое здание Российского государственного архива Военно-Морского Флота, в 2009 году – здание Российского государственного архива научно-технической документации. Введен в строй комплекс архивохранилищ Российского государственного архива экономики в поселении Вороновское на территории Новой Москвы. В 2011 году завершено строительство нового лабораторного корпуса Центра хранения страхового фонда, оснащенного современным оборудованием для контроля качества микроформ страхового фонда.

В рамках реализации Федеральной адресной инвестиционной программы началось строительство нового современного корпуса Российского государственного архива кинофотодокументов в г. Красногорске Московской области.

Проводились реставрационно-ремонтные работы зданий федеральных архивов, имеющих историко-культурную ценность (Российский государственный архив древних актов, Российский государственный архив Военно-Морского Флота, Российский государственный военно-исторический архив), улучшившие условия хранения национальных документальных раритетов и восстановившие внутренний облик памятников истории и культуры.

Значительный комплекс работ по строительству, реконструкции и ремонту зданий и помещений для государственных и муниципальных архивов выполнен в субъектах Российской Федерации и муниципальных образованиях. Введены в эксплуатацию здания государственных архивов Калининградской, Смоленской, Томской областей, пристройки к зданию Госархива Красноярского края, корпус лаборатории микрофильмирования Государственного архива историко-политических документов Московской области (г. Пушкино Московской области). Завершена реконструкция зданий государственных архивов Республики Тыва, Республики Чувашия, Пермского края, Ивановской, Ленинградской (в г. Выборге) областей. Специально построены здания для Железнодорожного, Одинцовского и Щелковского муниципальных архивов Московской области.

Продолжается реконструкция зданий государственных архивов Калужской и Новгородской областей за счет средств субъектов Российской Федерации при поддержке федерального бюджета.

В Украине в 12 зданиях государственных архивов отремонтировано помещений площадью 2 209,48 кв. м. В 2013 году заменены помещения 13 архивных отделов райгосадминистраций и 7 архивных отделов городских советов. Дополнительные помещения получили 12 архивных отделов райгосадминистраций и 12 архивных отделов городских советов.

С 2007 года в г. Киеве проводятся реконструкция и развитие комплекса сооружений центральных государственных архивов Украины. Реализация этого проекта позволит обеспечить комплектование центральных государственных архивов не менее чем на 100 лет, значительно улучшить условия хранения документов Национального архивного фонда.

Значительные улучшения в последнее десятилетие наблюдаются и в вопросах оснащения государственных архивных учреждений оборудованием, специальной техникой, системами жизнеобеспечения.

Полностью необходимым оборудованием оснащено новое здание Государственного архива кинофотодокументов Азербайджанской Республики. В главном и втором корпусах здания Государственного архива Республики Армения после реконструкции установлены новые системы кондиционирования воздуха, пожарной безопасности, охранные средства, передвижные стеллажи. Установка последних позволила в определенной степени решить проблему недостатка свободных площадей для новых поступлений. Архивные хранилища Республики Казахстан обеспечены современными системами пожаротушения и охранной сигнализации. Для Центрального государственного архива кинофотодокументов Республики Казахстан в 2013 году приобретен комплекс оборудования французского производства по переводу кинодокументов на пленочных носителях на цифровые форматы. В двух центральных архивах Кыргызской Республики при проведении капитального ремонта в 2007–2010 годах установлены пожарная сигнализация и системы автоматического пожаротушения.

В Республике Беларусь, как правило, все вводимые в эксплуатацию новые, реконструированные и капитально отремонтированные здания государственных архивов оснащаются современными техникой, средствами контроля и поддержания микроклимата, системами пожаротушения, видеонаблюдения, пожарной и охранной сигнализациями. Архивные учреждения получили устройства для специальной обработки документов и реставрационных работ, иное оборудование.

Мероприятия, направленные на укрепление материально-технической базы государственных архивных учреждений, финансируются преимущественно за счет средств государственных бюджетов. На эти цели направляются как средства центральных (республиканских, федеральных), так и местных бюджетов.

В Республике Беларусь и Российской Федерации укреплению материально-технической базы способствовала реализация государственных программ, принятых на правительственном уровне (Государственная программа «Архивы Беларуси» на 2011–2015 годы; Федеральная целевая программа «Культура России» на 2006–2011 и 2012–2018 годы). В этих государствах также был разработан и реализован ряд отраслевых (ведомственных) программ.

В то же время в Республике Беларусь на финансирование государственных архивных учреждений, в том числе мероприятий по развитию их материально-технической базы, направляются значительные внебюджетные средства, получаемые за счет приносящей доходы деятельности.

Проведенный анализ показал, что последнее десятилетие характеризуется положительными результатами в развитии материально-технической базы архивов большинства государств – участников СНГ. Для них строят специальные здания, выделяют средства на качественное оборудование хранилищ, развитие информационных технологий. Принимаемые архивными службами меры в части укрепления материально-технической базы архивов позволяют в целом поддерживать надлежащий режим хранения документов, проводить необходимые реставрационные работы, создавать страховой фонд документации и фонд пользования.

Вместе с тем в вопросах материально-технического обеспечения государственных архивных учреждений государств – участников СНГ остаются существенные проблемы.

1. Некоторые здания архивов и архивохранилища находятся в неудовлетворительном состоянии. Сложная ситуация сложилась в Республике Армения, где специальные здания для архивов были построены еще в советское время только в г. Ереване, все остальные архивные помещения были приспособлены для этой цели. Большая часть этих помещений подлежит оснащению современными системами хранения архивных документов, а три из них – капитальному ремонту. В Республике Беларусь критическими являются условия хранения документов Зонального государственного архива в г. Кричеве (Могилевская область). Задача по переводу этого архива в другое, более приспособленное здание, не решается на протяжении многих лет. В здании, являющимся памятником архитектуры, размещаются Белорусский государственный архив научно-технической документации и Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства. В Кыргызской Республике из 65 архивов только 53 имеют собственные здания, 12 архивов расположены в зданиях, принадлежащих другим организациям. Только 9 архивов (14 % общего количества) располагают типовыми архивохранилищами, 56 архивов находятся в приспособленных под архивы помещениях, в них, как правило, нарушаются требования хранения документов. 3 районных государственных архива (Сокулукский, Алабукинский и Кара-Буринский) расположены в аварийных саманных зданиях без фундамента постройки 1940–1950 годов. После землетрясения 2011 года серьезные повреждения получило здание Кызыл-Кийского городского архива, по заключению комиссии оно не подлежит восстановлению. Здания архивов, построенные в 1960–1970 годах, не отвечают современным требованиям хранения документов. В них отсутствуют системы кондиционирования воздуха, вследствие чего не поддерживается стандартный температурно-влажностный режим. Сезонные колебания температуры и влажности воздуха приводят к гибели документов. В Украине ряд государственных архивов центрального и областного подчинения размещены в культовых зданиях, где не обеспечены надлежащие условия хранения архивных документов (лишь в 2013 году удалось приблизиться к решению проблемы обеспечения надлежащими помещениями Центрального государственного научно-технического архива Украины, государственных архивов Одесской и Черниговской областей).

2. Несмотря на серьезные улучшения в деле строительства и реконструкции архивных зданий, выделения дополнительных приспособленных помещений архивные службы отмечают нехватку площадей для хранения архивных документов. Архивная отрасль Азербайджанской Республики испытывает потребность в строительстве новых архивохранилищ примерно на 40 тыс. куб. м.

В Республике Беларусь ситуация с обеспеченностью площадями имеет тенденцию к улучшению: общая площадь архивохранилищ за отчетный период увеличилась в 1,23 раза. Однако количество государственных архивов с загруженностью 100 %  и более за последние 10 лет сократилась лишь на 3 % (до 22 %), степень загруженности 90 % и более имеют две трети государственных архивов. За 10 лет лишь 8 архивов смогли уменьшить показатель загруженности, при этом только 3 государственных архива имеют достаточный резерв для комплектования.

В Кыргызской Республике более 150 тыс. дел подлежат срочному приему в архивы во избежание их утери. Однако 27 архивов из 65 не имеют возможности комплектоваться документами, поскольку их хранилища переполнены. Остальные архивы имеют загруженность от 90 до 100 %.

В федеральных архивах Российской Федерации показатель средней загруженности за 2010–2013 годы снизился с 95 до 89 %. Однако проблема «архивной полки» сохраняет свою остроту. На федеральном уровне загружены на 100 % комплектующиеся Государственный архив Российской Федерации и Российский государственный архив фонодокументов. Полностью загружены государственные архивы 58 % субъектов Российской Федерации. Только в 11 регионах (13 %) для приема документов может быть использовано более 30 % площадей. В более чем 62 % субъектов Российской Федерации загруженность муниципальных архивов составляет от 45 до 90 % и лишь в 5 регионах (6 %) муниципальные архивы имеют достаточный резерв для комплектования.

В Украине количество государственных архивов, которые исчерпали резервы для комплектования документами или вплотную приблизились к предельной границе, с каждым годом увеличивается. Полностью исчерпана возможность для приема документов на хранение в 6 государственных архивах. На 90–99 % заполнены хранилища еще в 14 государственных архивах.

3. Слабая техническая оснащенность архивов.

Архивная служба Республики Армения отмечает, что по степени технической вооруженности ее архивная сеть отстает как от аналогичных систем развитых стран мира, так и ряда государств – участников СНГ.

В Кыргызской Республике лишь в 2 центральных госархивах при проведении капитального ремонта в 2007–2010 годах были установлены пожарная сигнализация и системы автоматического пожаротушения. Пожарную сигнализацию имеют еще 15 архивов. Остальные 48 архивов ее не имеют вовсе.

В Российской Федерации 11 из 15 федеральных архивов (73 %) не оснащены современными системами автоматического пожаротушения, 27 % – охранной сигнализации, 8 % – пожарной сигнализации, 10 % – современным электрооборудованием. В государственных архивах 6 субъектов (7 %) Российской Федерации оснащенность современной охранно-пожарной сигнализацией составляет 50 % и менее. В 19 регионах (23 %) уровень оснащения техническими средствами защиты муниципальных архивов составляет менее 50 %.

В Украине существует острая потребность в оснащении архивных помещений современными противопожарными средствами. Пожарной сигнализацией не обеспечено 4 государственных архива, в хранилищах 23 государственных архивов отсутствуют системы пожаротушения. Кроме того, имеющиеся сигнализации и системы пожаротушения часто находятся в нерабочем состоянии либо требуют ремонта.

Главной причиной, затрудняющей решение обозначенных выше проблем, является недостаток финансовых средств, выделяемых на укрепление материально-технической базы государственных архивных учреждений.

Недостаточное финансирование архивной отрасли отмечают архивные службы Азербайджанской Республики, Республики Армения, Республики Беларусь, Кыргызской Республики, Украины. В Кыргызской Республике в целях совершенствования материально-технической базы неудачей заканчивались неоднократно предпринимаемые Архивным агентством попытки принятия Государственной программы развития архивной отрасли (очередной вариант программы находится на рассмотрении компетентных органов). В неполном объеме финансировалась архивная отрасль Украины. К концу 2013 года не завершенным оставалось строительство государственных архивов Киевской, Тернопольской областей и г. Севастополя.

Увеличение общих объемов финансирования, его бесперебойный характер и полный объем отмечаются только архивной службой Российской Федерации. Тем не менее накопившиеся в предыдущие десятилетия проблемы вызывают озабоченность, их решение требует дополнительных финансовых вложений.

Архивные службы государств – участников СНГ считают необходимым принятие неотложных мер по созданию надлежащих условий для сохранения документального культурного наследия своих государств, расширения площадей архивохранилищ путем строительства новых помещений, выделения и приспособления уже имеющихся свободных зданий для государственных архивов, оснащения их современными оборудованием, техникой, системами жизнеобеспечения.

 

V. Комплектование архивных фондов

 

Одной из важных задач архивной отрасли является пополнение архивных фондов документами, образовавшимися в деятельности государственных органов, иных организаций, выдающихся деятелей в сфере политики, науки, культуры и других направлений общественно-политической жизни. Качество комплектования архивов документами непосредственно влияет на качественный состав архивных фондов, их информационный потенциал, который в последующем будет востребован для решения научно-исторических, социальных, экономических, политических, культурных и практических задач.

Задачи, решаемые архивными службами государств – участников СНГ в части комплектования государственных архивов документами, методологические подходы к построению этого процесса одинаковы. Они базируются на основополагающих принципах советской школы архивоведения, но учитывают изменившиеся социально-политические и экономические условия, развитие информационных технологий, иные внешние факторы.

Показатели объема находящихся на хранении дел в государственных архивах и динамики приема документов на хранение приведены ниже.

 

Государства – участники СНГ	Объем документов, находящихся на хранении по состоянию на 1 января 2014 г. (млн ед. хранения)	Среднегодовой объем приема документов за период с 2003 по 2013 год (тыс. единиц хранения)
Азербайджанская Республика	Нет данных	67,5
Республика Армения	4,5	40
Республика Беларусь	12,5	134,5
Республика Казахстан	14,8 (+7,8 л/состава)	567,3
Кыргызская Республика	Нет данных	Нет данных
Российская Федерация всего, в том числе: федеральные архивы; государственные архивы субъектов федерации и муниципальные архивы	500   285 135	1 700+3 000 л/состава     150 + 37 л/состава  1 550 +3 000 л/состава
Украина	57	Нет сопоставимых данных

 

Первоочередной задачей архивных служб является определение состава источников комплектования государственных архивов, т.е. наиболее значимых организаций и физических лиц, документы которых потенциально обладают наибольшей научно-исторической и иной ценностью. В разных государствах наблюдается разнонаправленная динамика в решении этого вопроса.

Рост количества источников комплектования отмечается в Азербайджанской Республике (на 66 % до 7 147 за период с 2003 по 2013 год), Республике Казахстан (на 89 % до 14 729 за период с 1999 по 2013 год), Кыргызской Республике (на 67 % до 4 022 за период с 2003 по 2013 год). Устойчивая тенденция к сокращению количества источников комплектования наблюдается в Республике Беларусь (на 15,6 % до 8 310 за период с 2002 по 2013 год), Российской Федерации (на 9 % до 98 357 за период с 2003 по 2013 год), Украине (на 6 % за период с 2003 по 2013 год).

Проведенный анализ показал, что изменение количества источников комплектования в разных государствах обусловлено объективными факторами.

Рост количества источников комплектования в Азербайджанской Республике, Республике Казахстан, Кыргызской Республике объясняется созданием новых государственных органов, прежде всего территориальных (муниципалитетов, местных представительств, региональных управлений и т.п.), которые согласно архивному законодательству являются одними из основных источников комплектования национальных архивных фондов. В Кыргызской Республике увеличение обосновано также активизацией сотрудничества государственных архивов с организациями негосударственной формы собственности.

Сокращение количества источников комплектования в Республике Беларусь, Российской Федерации, Украине объясняется оптимизацией и совершенствованием структуры государственных органов и иных организаций, изменениями в административно-территориальном делении, ликвидацией, реорганизацией, реформированием бывших организаций – источников комплектования, утратой ими юридической самостоятельности. В Украине сокращение обосновано также более взвешенным подходом к включению организаций в списки источников комплектования (в целях решения одной из основных задач комплектования – сокращения количества принимаемых на хранение документов при обеспечении максимальной информативности хранящихся в архивах фондов).

При определении источников комплектования архивные службы значительное внимание уделяют вопросам построения взаимоотношений с организациями негосударственного сектора экономики, общественными организациями и объединениями. Согласно законодательству государств – участников СНГ такие организации, объединения являются собственниками образующихся в их деятельности документов и вправе распоряжаться ими по собственному усмотрению в пределах установленных ограничений. В этих условиях включение негосударственных и общественных организаций, объединений в списки источников комплектования государственных архивов может быть осуществлено на договорной основе. Данный подход применяется в Азербайджанской Республике, Республике Беларусь, Кыргызской Республике, Украине. В то же время не комплектуются документами негосударственных организаций архивы Республики Армения (за исключением документов по личному составу).

Аналогичный подход применяется при комплектовании государственных архивов документами, образующимися в процессе жизни и деятельности физических лиц. На договорной основе на хранение в государственные архивы принимаются документы личного происхождения в Азербайджанской Республике, Республике Армения, Республике Беларусь, Республике Казахстан, Российской Федерации (ведутся отдельные списки граждан – источников комплектования), Украине. При этом в Республике Казахстан отмечается ежегодный рост количества документов личного происхождения, поступающих на государственное хранение.

На хранение в государственные архивы поступают документы постоянного хранения. Для повышения качества экспертизы ценности документов, определения сроков их хранения и отбора на постоянное хранение в Республике Армения, Республике Беларусь, Республике Казахстан, Российской Федерации разработаны перечни типовых документов, образующихся в деятельности государственных органов и иных организаций с указанием сроков хранения. При этом в Республике Беларусь и Российской Федерации отдельные перечни разработаны для управленческой и научно-технической документации, продолжается подготовка перечней документов, устанавливающих сроки хранения документов, образующихся в других сферах деятельности. Совместно с государственными органами архивные службы провели значительную работу по подготовке ведомственных перечней документов, которые закрепляют сроки хранения специфических для соответствующих отраслей документов.

В Республике Армения в государственные архивы поступают также документы по личному составу ликвидированных организаций, в том числе негосударственного сектора. В Кыргызской Республике документы по личному составу принимаются на хранение от организаций – источников комплектования в случае, если условия для их хранения не соответствуют установленным требованиям, а также от ликвидированных организаций независимо от формы собственности, в том числе не являющихся источниками комплектования.

Особая ситуация с комплектованием архивов документами ликвидированных негосударственных организаций, в том числе документами по личному составу, сложилась в Республике Беларусь. Архивное законодательство предусматривает установление постоянного срока хранения для определенных категорий документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, в том числе не являющихся источниками комплектования государственных архивов. В случае ликвидации таких организаций их документы постоянного хранения и документы по личному составу подлежат передаче на хранение в территориальные (городские и районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов. Такой подход, по мнению белорусских архивистов, позволит в перспективе отбирать наиболее ценные документы ликвидированных негосударственных организаций и передавать их в государственные архивы, что обеспечит полноту комплектования национального архивного фонда документами его негосударственной части.

Одним из источников пополнения архивных фондов государств – участников СНГ являются документы по истории их народов, хранящиеся за рубежом. На плановой основе данная работа проводится в Республике Беларусь, Республике Казахстан, Российской Федерации, Украине. В Республике Беларусь в 2013 году разработана Концепция выявления, описания, учета и использования документов по истории и культуре Беларуси, хранящихся за рубежом. Концепция предусматривает создание сводного информационного ресурса «Архивная беларусика», который будет содержать сведения о таких документах и обеспечивать доступность содержащейся в нем информации государственным органам, иным организациям и гражданам страны. В Российской Федерации аналогичная база данных «Современная зарубежная архивная россика» на протяжении многих лет ведется ВНИИДАД.

В государственные архивы поступают как подлинники, так и копии выявленных за рубежом документов. Деятельность архивов по приобретению и возвращению документов широко освещается в средствах массовой информации и неизменно получает значительный общественный резонанс. Архивные службы государств – участников СНГ отмечают плодотворное сотрудничество по выявлению и обмену копиями соответствующих документов.

Новым вызовом для архивов государств – участников СНГ стала задача по приему на хранение в государственные архивы нетрадиционных видов документов, прежде всего электронных. К решению данного вопроса архивные службы государств – участников СНГ подходят по-разному.

Архивная служба Республики Армения полагает, что развитие электронного документооборота и увеличение роста объема электронных документов должно привести к изменению видового состава архивного фонда и в конечном счете – сокращению объема передаваемых в государственный архив документов на бумажном носителе. Это позволит решить проблему дефицита площадей в архивохранилищах для комплектования, но поставит новые задачи по созданию условий в архиве для приема на хранение электронных документов.

Иначе подходят к решению данной проблемы архивные службы Республики Беларусь и Российской Федерации. По их мнению, на первоначальном этапе возможно создание и функционирование исключительно в электронном виде управленческих документов только временного (до 10 лет) срока хранения. Массовый переход на прием в государственные архивы электронных управленческих документов постоянного хранения возможен только после устранения имеющихся в законодательстве противоречий в этой сфере, решения принципиальных методологических проблем, разработки и апробации методик приема, надлежащего технического оснащения государственных архивов, обучения их персонала.

Особого мнения придерживается архивная служба Украины, которая полагает необходимым нормативно закрепить обязательность создания бумажных копий электронных документов постоянного хранения и документов по личному составу, используемых в последующем для удовлетворения законных прав и интересов граждан.

В настоящее время государственные архивы почти всех государств принимают на постоянное хранение только аудиовизуальную электронную документацию. В Республике Беларусь в архив электронных документов, действующий в составе Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации (БелНИЦЭД), выборочно принимаются электронные базы данных, копии интернет-сайтов, а также банковская документация временного (до 10 лет) хранения (в рамках научного эксперимента и привлечения средств от приносящей доходы деятельности). В 2011 году в архив электронных документов БелНИЦЭД поступила также документация, в том числе первичная, по переписи населения государства 2009 года (аналогичная документация поступила на хранение в государственные архивы на бумажных носителях). В Российской Федерации в 2012 году зафиксирован один из первых случаев приема на постоянное хранение большого количества электронных документов: Государственный архив Российской Федерации принял около 1 000 дисков с материалами Всероссийской переписи населения за 2002 год.

Проведенный анализ показал, что архивные службы государств – участников СНГ в целом успешно решают задачи по комплектованию национальных архивных фондов, оперативно реагируют на политические и социально-экономические изменения в обществе, влияющие на полноту и качество комплектования, адекватно реагируют на возникающие проблемы.

Вместе с тем в вопросах комплектования архивных фондов государств – участников СНГ имеется ряд нерешенных проблем.

1. Основной проблемой является недостаток свободных площадей в хранилищах государственных архивов. В этой связи архивная служба Республики Армения рассматривает возможность пересмотра критериев отбора документов на постоянное хранение, сокращения их видового состава, внесения соответствующих изменений в действующий примерный перечень документов с указанием сроков хранения. Несмотря на некоторые улучшения последних лет, в организациях Республики Беларусь на временном хранении сверх установленного законодательством срока остаются 26,5 % дел, которые не могут быть приняты в государственные архивы из-за нехватки свободных площадей в них. В целях обеспечения сохранности документов органом архивного управления и государственными архивами заключаются договоры с организациями – источниками комплектования о продлении сроков временного хранения соответствующих документов. Из-за перегруженности архивохранилищ нарушаются определенные законодательством сроки ведомственного хранения документов в отдельных регионах Кыргызской Республики. Нехватка площадей для хранения архивных документов является сдерживающим фактором в комплектовании и причиной нарушения установленных законодательством сроков передачи документов на государственное хранение в Российской Федерации и Украине.

2. Общей для архивных служб всех государств является проблема создания условий для приема и последующей организации хранения и использования электронных документов, разработки оптимальной методики приема, надлежащего технического оснащения государственных архивов, обучения персонала.

3. Одной из проблем являются сложности в комплектовании государственных архивов документами негосударственной части национальных архивных фондов. Архивные службы Республики Беларусь и Украины отмечают нежелание негосударственных организаций и физических лиц передавать документы на государственное хранение, заключать соответствующие договоры. В условиях формирования и развития рыночной экономики, приватизации государственной собственности данный фактор является одним из главных, обусловливающих сокращение количества источников комплектования в этих государствах. В результате обедняется состав документов негосударственной части национальных архивных фондов, сохраняемой в государственных архивах. Нормативное закрепление постоянного срока хранения для определенных категорий документов негосударственных организаций с последующей их обязательной передачей в случае ликвидации на хранение в территориальные архивы лишь частично решает данную проблему в Республике Беларусь. Необходимость расширения видового состава организаций – источников комплектования отмечается также архивной службой Российской Федерации.

4. Среди существенных проблем комплектования архивисты Республики Беларусь и Украины отмечают недостаток финансовых средств на приобретение документов, в том числе выставляемых на продажу на аукционах. Отмечается также нехватка средств на осуществление деятельности по выявлению документов, хранящихся за рубежом. Отсутствие средств затрудняет разработку программного обеспечения для базы данных «Архивная беларусика».

Архивные службы государств – участников СНГ отмечают, что решение основных проблем комплектования непосредственно зависит от принимаемых мер по улучшению материально-технического обеспечения государственных архивных учреждений.

 

VI. Обеспечение сохранности и организация учета документов

 

Доступность архивных документов для нынешнего и будущего поколений возможна лишь в том случае, если документы будут сохранены в надлежащем состоянии и в благоприятных условиях. Поэтому обеспечение сохранности документов является одной из первоочередных задач для архивных служб всех государств – участников СНГ.

Архивные службы всех государств отмечают, что нормативные параметры хранения документов (противопожарный, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, световой, охранный режимы) в государственных архивах в целом соблюдаются. Ведутся работы по реставрации и консервационно-профилактической обработке документов, в установленном порядке проводятся проверки наличия и состояния документов.

В Республике Армения за последнее десятилетие в Национальном архиве и его территориальных подразделениях было восстановлено около 3 млн листов архивных документов, закартонировано около 750 тыс., консервационно-профилактическую обработку прошло более 50 тыс. архивных дел.

В Республике Беларусь с 2012 года введено обязательное соблюдение условия приема документов на постоянное хранение в коробках, что облегчает работу государственных архивов. Динамика роста закартонированных дел за последнее 10-летие составила 7 %. Контроль технического и физико-химического состояния архивных документов осуществляется при проведении всех видов работ. Ведется учет физико-химического и технического состояния документов.

В Российской Федерации с целью улучшения физического состояния документов и обеспечения их сохранности в федеральных архивах закартонировано 97 % документов, в государственных архивах субъектов Российской Федерации – 71 %, в муниципальных архивах – 59 %. В среднем в год архивные учреждения осуществляют реставрацию около 3,2 млн листов документов на бумажной основе, проводят консервационно-профилактические и реставрационные работы с аудиовизуальными документами. В лаборатории Российского государственного архива научно-технической документации запущена в эксплуатацию единственная в России сублимационная сушильная камера, предназначенная для восстановления влажных и намокших документов и обработки документов с плесневыми поражениями.

В Украине с целью улучшения условий хранения документов только в 2013 году архивными учреждениями закартонировано и перекартонировано 445,718 тыс. единиц хранения.

В Республике Беларусь, Республике Казахстан, Российской Федерации, Украине продолжается создание страховых фондов на особо ценные документы. Страховые фонды призваны обеспечить доступность и воспроизводимость документной информации на случай утраты оригиналов либо причинения им непоправимых повреждений. Страховые копии особо ценных документов создаются на микропленках, доказавших свою долговечность.

В Республике Беларусь по состоянию на 1 января 2014 года страховые копии созданы на 70 % особо ценных дел. Динамика роста страхового фонда за десятилетие составила 3 %. В Республике Казахстан Государственный страховой фонд копий документов на 1 января 2014 года составил 16,75 млн кадров. В Российской Федерации за последнее 10-летие страховой фонд вырос с 594,9 до 623,5 млн кадров. В Украине страховой фонд копий документов на 1 января 2014 года составил 140,4 млн кадров.

В Кыргызской Республике страховой фонд создается только на фотофонодокументы на электронных носителях. Микрофильмирование не проводится из-за отсутствия оборудования.

В Республике Беларусь и Российской Федерации параллельно проводятся работы по созданию фондов пользования, в которые включаются копии архивных документов для использования в практической работе с целью обеспечения сохранности оригиналов документов. В Республике Беларусь копии фонда пользования создаются на различных носителях: пленочном, электронном, бумажном. Копии фонда пользования имеют около 2 % всех хранящихся дел. Большинство фонда пользования госархивов представлено на микроносителях – 90 %. Доля цифровых копий в фонде пользования составляет около 10 %, на бумажных носителях – 0,05 %. Работы по оцифровыванию выполняются государственными архивами и специализированными лабораториями, сторонние организации не привлекаются. Экземпляры цифровых копий архивных документов направляются на специальное хранение в Фонд цифровых копий, размещенный в БелНИЦЭД. В Российской Федерации в последние годы приоритет отдается созданию копий фонда пользования на электронных носителях посредством оцифровки наиболее часто используемых архивных документов. Одновременно разрабатываются технологии совместного использования микрографических и цифровых технологий, которые позволили бы повысить эффективность за счет интеграции преимуществ обоих типов.

Одним из важных элементов комплекса мер по обеспечению сохранности архивных документов является организация их учета. Основными единицами учета архивных документов традиционно являются архивный фонд и единица хранения.

Во всех государствах налажен централизованный учет архивных фондов. Сведения о составе и содержании хранящихся в государственных архивах фондов включаются в центральные (государственные, республиканские) фондовые каталоги, ведение которых осуществляют органы управления архивным делом. Учету подлежат также страховые фонды и фонды пользования.

В Кыргызской Республике применяется традиционный способ ведения учета, предполагающий ручное заполнение бумажных форм.

В Азербайджанской Республике, Республике Армения, Республике Беларусь, Российской Федерации, Украине учет ведется комбинированным способом: заполняемые бумажные формы параллельно вводятся в компьютер.

В Республике Армения с 2005 года для ведения централизованного автоматизированного учета используется программа «Архивный фонд», переданная в дар Национальному архиву Армении Федеральной архивной службой (Российская Федерация). Программа переведена на государственный язык (армянский)  и приспособлена к потребностям государственного архива. По состоянию на 1 января 2014 года в систему автоматизированного учета включена информация о 1 288 архивных фондах, 5 167 архивных описях и 1,7 млн дел. Наполнение программы продолжается.

В Республике Беларусь система автоматизированного государственного учета архивных документов была сформирована в период 2003–2013 годов и включает три уровня. Первым уровнем является автоматизированный Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда Республики Беларусь в виде программного модуля «Фондовый каталог», представляющий собой базу данных, основным элементом которой является электронная карточка фонда. Вторым уровнем являются автоматизированные областные фондовые каталоги структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции шести областных исполнительных комитетов, которые являются связующими звеньями между Государственным фондовым каталогом и государственными архивами. Третий уровень системы централизованного автоматизированного государственного учета архивных документов – это учетные базы данных в государственных архивах, которые наполняются при помощи программного модуля «Учет» в составе Автоматизированной информационной системы государственного архива. Наполнение программного модуля «Фондовый каталог» завершено в начале 2012 года. В конце того же года интернет-версия каталога «Фондовый каталог государственных архивов Республики Беларусь» размещена в Интернете. Данные об изменениях в составе и объеме архивных фондов ежегодно обновляются.

В Российской Федерации система автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации начала создаваться во второй половине 90-х годов XX века. Разработаны три учетно-поисковых программных комплекса (ПК), каждый из которых соответствует определенному уровню архивного учреждения: ПК «Архивный фонд» – для государственных и муниципальных архивов; ПК «Фондовый каталог» – для уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела; ПК «Центральный фондовый каталог» – для Росархива. В 2009 году 4-я версия ПК «Архивный фонд» утверждена в качестве отраслевого программного продукта для ведения автоматизированного государственного учета и передана на бесплатной основе во все федеральные архивы и уполномоченные органы субъектов федерации в области архивного дела для организации внедрения. В настоящее время ПК «Архивный фонд» в той или иной версии ведут практически все федеральные архивы (кроме Российского государственного архива кинофотодокументов и Центра хранения страхового фонда), государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы. В автоматизированную систему учета включена информация более чем о 790 тыс. фондов, что составляет почти 86 % числа хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны. В 2012 году на портале «Архивы России» была размещена тестовая версия Центрального фондового каталога, содержавшая информацию о более чем 150 тыс. фондов. На 1 октября 2014 года база данных Центрального фондового каталога содержала информацию о более 588 тыс. фондах.

Особое внимание архивными службами ряда государств уделяется выявлению и учету особо ценных документов. В Республике Беларусь, Российской Федерации, Украине также выявляются и берутся на особый учет уникальные документы.

В Республике Беларусь объем особо ценных документов составляет в среднем 3 % всех хранящихся документов. Организация выявления и учета уникальных документов начата в 2014 году после утверждения соответствующих методических рекомендаций. Централизованный учет особо ценных и уникальных документов осуществляется в Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. Для учета уникальных документов и цифровых копий архивных документов используются возможности программного модуля «Учет» в составе Автоматизированной информационной системы государственного архива. В 2013 году введены принципиально новые функции по учету.

В Российской Федерации с 2007 года начал действовать Административный регламент по исполнению Федеральным архивным агентством государственной функции «Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации». В Интернете представлена тестовая версия базы данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», содержавшая на 1 января 2014 года сведения о 268 уникальных документах из числа включенных в Государственный реестр, хранящихся в шести федеральных архивах.

Во всех государствах комплекс работ по обеспечению сохранности и организации учета архивных документов регламентирован необходимыми нормативными и методическими документами.

Проведенный анализ показал, что архивные службы государств – участников СНГ в целом успешно решают задачи по обеспечению сохранности документов национальных архивных фондов, организации их качественного учета.

Вместе с тем в вопросах обеспечения сохранности и учета документов государств – участников СНГ имеется ряд нерешенных проблем.

1. Наиболее важной является проблема несоблюдения нормативных параметров режимов хранения документов (противопожарного, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического, светового, охранного). Неполное соблюдение нормативных параметров режимов хранения документов отмечается архивными службами Азербайджанской Республики и Кыргызской Республики. В государственных архивах Кыргызской Республики отсутствует оборудование для поддержания температурно-влажностного режима. Архивная служба Украины отмечает недостаточное финансирование архивов для оплаты услуг государственной охраны. Не обеспечено вневедомственной охраной 63 % зданий архивных учреждений, из них 22 % центральных госархивов, 48 % госархивов областей, 78 % отраслевых госархивов, 88 % архивных отделов райгосадминистраций, 79 % архивных отделов городских советов. 37 % зданий архивных учреждений не оснащено охранной сигнализацией либо она находится в нерабочем состоянии (33 % центральных госархивов, 21 % госархивов областей, 44 % отраслевых госархивов, 48 % архивных отделов райгосадминистраций и 38 % архивных отделов городских советов).

2. Очень важной является проблема реставрации архивных документов.

В Азербайджанской Республике имеются проблемы в обеспечении материалами для реставрации документов.

Для архивной отрасли Республики Беларусь актуальным является овладение в полной мере искусством реставрации наиболее сложных архивных документов, сам процесс их реставрации не обеспечен достаточной материально-технической базой и необходимым количеством квалифицированных кадров. Потребности в реставрации документов несоизмеримо превышают современные технические возможности архивов и специальной лаборатории, данная диспропорция имеет тенденцию к увеличению.

В Кыргызской Республике техническая оснащенность работ по реставрации и переплету документов обеспечена частично.

В Российской Федерации потребности в реставрации архивных документов превышают ограниченные возможности федеральных реставрационных центров и лабораторий архивных учреждений.

3. Имеются проблемы со страховым копированием особо ценных документов и созданием страховых фондов.

В Республике Беларусь катастрофически не хватает мощностей для микрофотокопирования, в связи с чем некоторые государственные архивы лишены возможности создания страховых копий на особо ценные документы.

В Кыргызской Республике оборудование для микрофильмирования документов отсутствует.

В Российской Федерации страховые копии имеют только 46 % учтенных особо ценных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, что связано со значительными финансовыми затратами на приобретение расходных материалов и современного микрофильмирующего оборудования.

4. Основной проблемой учета архивных документов, по мнению архивной службы Украины, является невозможность подокументного учета Национального архивного фонда, что обусловлено не только спецификой организации фондов, объемами документов, принятой системой учета, но и недостаточным количеством работников в архивных учреждениях. На этом основании подокументный учет внедрен только для уникальных документов.

 

VII. Системы научно-справочного аппарата
к документам архивных фондов

 

Эффективность использования хранящихся в государственных архивах документов, быстрота их поиска и извлечения необходимой информации невозможны без наличия качественного поисково-справочного аппарата. В государственных архивах государств – участников СНГ построение систем эффективного справочного аппарата осуществляется на научной основе и в плановом порядке.

Научно-справочный аппарат (НСА) архивов включает комплекс разнообразных архивных справочников: архивные описи, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, тематические перечни и др.

В Азербайджанской Республике НСА представлен в основном архивными описями и каталогами. Последние ведутся как в традиционном бумажном формате, так и с использованием средств автоматизации. За 2003–2013 годы подготовлено 70 396 карточек на фотодокументы, 7 458 карточек на кинодокументы. В 2003 году типографским способом издан краткий межархивный справочник «Государственные архивы Азербайджанской Республики».

В Республике Армения особое внимание уделяется вопросам повышения качества и информативности архивных описей путем их усовершенствования (переработки) и пересоставления на электронных носителях.

В Республике Беларусь по состоянию на 1 января 2014 года имеется 96 017 описей дел, 20 % единиц хранения прошли тематическую разработку. В 106 каталогов различных видов включено свыше 5 млн карточек, за последнее десятилетие их объем вырос более чем на 50 %. В государственных архивах составлено 245 тематических и фондовых обзоров. За период с 2003 по 2013 год государственными архивными учреждениями издано 32 справочника о составе и содержании документов, в том числе 9 межархивных и 23 внутриархивных (типа путеводителя).

В Кыргызской Республике в период с 2003 по 2013 год 3 областных архива и все 54 районных и городских архива составили справочники-путеводители, часть из которых находится в стадии доработки. 14 справочников изданы типографским способом, остальные методом оперативной полиграфии. За этот же период подготовлено три межархивных справочника. Традиционные карточные каталоги пополнялись новыми карточками, но в незначительной степени по причине отсутствия кадров, времени, финансов, а также обращений пользователей к каталогам.

В Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах в 2003–2013 годах объем описанных документов составлял 97 %. Система НСА расширилась до 1,7 млн описей (из них в нормативном количестве экземпляров – 67 %), примерно 1,5 тыс. традиционных справочных изданий, 75 млн карточек или записей (из них 99 % организованы в каталоги и картотеки, в том числе электронные). В каталогах и картотеках представлено 81 % всех кинодокументов, 79 % фотодокументов, 73 % фонодокументов. Объем представленных в них традиционных документов на бумажном носителе составляет лишь 8 % (в федеральных архивах – 22 %, государственных архивах субъектов федерации – 7 %, муниципальных архивах – 1,5 %).

В Украине за период 2003–2013 годов составлено 150 новых справочников типа путеводителя, в том числе: 5 кратких справочников по фондам архива, 51 путеводитель по фондам архива (путеводителей – 17, аннотированных реестров описей фондов – 30, кинолетописей – 4), 54 тематических путеводителя и справочника по фондам архива, 9 межархивных кратких справочников по архивам, 2 межархивных кратких справочника по фондам архивов, 29 межархивных тематических путеводителей и справочников. Как самостоятельный тип архивного справочника развиваются указатели: за 2003–2013 годы подготовлено 7 указателей и 2 справочника-указателя. Подготовка справочных изданий осуществлялась согласно Перспективному плану научно-издательской работы на 2009–2013 годы и программам подготовки архивных справочников на 2009–2010 годы (опубликовано 17 изданий), 2011–2013 годы (опубликовано 19 изданий). В 2000 году архивной службой утверждена программа подготовки справочных изданий «Архивные собрания Украины» в рамках двух серий («Путеводители» и «Специальные справочники»), которая призвана обеспечить каждый архив путеводителем нового поколения, аннотированным реестром описей фондов, буклетами и другой справочной литературой. Особое внимание обращено на межархивные тематические справочники, в которых остро нуждается научная общественность («Реестр рассекреченных архивных фондов Украины», «Сводный каталог метрических книг, хранящихся в государственных архивах Украины»).

В целях облегчения доступа пользователей к справочному аппарату и ускорения поиска необходимой информации архивные службы параллельно с разработкой НСА осуществляют его перевод в электронный вид, принимают меры по обеспечению удаленного доступа пользователей к нему, в том числе посредством Интернета.

В Азербайджанской Республике часть традиционных карточных каталогов переведена в электронный формат. В последние годы этот вид работы ведется ускоренными темпами. В частности, подготовлена электронная версия 24 515 фотодокументов, посвященных общенациональному лидеру Гейдару Алиеву. В будущем планируется подготовка электронного каталога на 346 444 фотодокумента.

В Республике Армения начиная с 2000 года ведется программная работа по созданию и пополнению электронной базы данных о составе и содержании документов государственного архива. По состоянию на 1 января 2014 года в базу включено более 900 тыс. позиций, ежегодный прирост составляет более 50 тыс. Осуществляется последовательный переход к созданию справочно-поисковых средств (в том числе описей дел, документов) в электронном виде. В ближайшее время предполагается завершить подготовку путеводителя по Национальному архиву Армении и разместить его на интернет-сайте архива. Планируется провести комплекс мероприятий по совершенствованию интернет-сайта Национального архива Армении и его пополнению сведениями о составе и содержании архивных документов, находящихся в архивной сети страны. В ближайших планах создание информационной системы свободного доступа к базе данных архивных документов и единой базе данных о местах хранения документов по личному составу.

В государственных архивах Республики Беларусь по состоянию на 1 января 2014 года в эксплуатации находилась 151 тематическая база данных (в 2003 году – 49). Для создания автоматизированного НСА разработан программный модуль «Научно-справочный аппарат» в составе Автоматизированной информационной системы государственного архива. С момента его ввода в эксплуатацию в 2011 году государственные архивы приступили к созданию системы электронных каталогов. В настоящее время в электронные каталоги государственных архивов включено более 300 тыс. описаний. В 2011 году в государственных архивах на плановой основе началось создание описей дел в электронном виде. В целях ускорения этого процесса в Правила работы архивов государственных органов и иных организаций включена норма о передаче в государственный архив одновременно с оформленными и утвержденными в установленном порядке экземплярами законченных описей дел на бумажном носителе экземпляров законченных описей дел в электронном виде. Широкий круг пользователей архивной информации имеет возможность ознакомиться с составом фондов, в том числе и в автоматизированном режиме как в самих государственных архивах, так и на отраслевом интернет-сайте «Архивы Беларуси». На указанном интернет-сайте в разделе «Научно-справочный аппарат» размещена полная информация, относящаяся к системе НСА государственных архивных учреждений Республики Беларусь. Отдельная рубрика «Архивные справочники» предоставляет широкому кругу пользователей доступ к представительской информации и самим справочникам. За период 2003–2013 годов в Интернет выставлено 11 справочников. Информация, дающая представление о системах НСА Национального архива Республики Беларусь, Национального исторического архива Беларуси, Зонального государственного архива в г. Молодечно, размещена на интернет-сайтах этих учреждений.

В Республике Казахстан процессы каталогизации совершенствуются с помощью современных информационных технологий, создаются компьютерные базы данных. Органы архивной службы рекомендуют организациям – источникам комплектования при передаче описей на бумажном носителе одновременно предоставлять и их электронные версии. Ряд архивов в плановом порядке приступили к оцифровке описей документов как постоянного, так и временного хранения. В некоторых областях создаются базы данных по наиболее часто запрашиваемым решениям местных уполномоченных органов (решения акиматов о выдаче земельных участков, приватизации недвижимого имущества и др.).

В Кыргызской Республике часть традиционных карточных каталогов на аудиовизуальные документы переведена в электронный формат: полностью автоматизирован кинокаталог, продолжается работа с фотокаталогом. Создавались новые каталоги в электронном формате (решения центральных и местных органов государственной власти, награждение граждан государственными наградами и др.). Архивное агентство планирует разместить все разработанные ранее справочники-путеводители на ведомственном сайте. Архивные описи составляются традиционным способом, в электронном формате описей пока нет.

В Российской Федерации применяемый программный комплекс «Архивный фонд» позволяет формировать автоматизированный НСА, интегрированный с оцифрованными образами описей и документов. По состоянию на 1 января 2014 года в государственных архивах функционирует 2 100 баз данных о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации (в федеральных – 120, государственных архивах субъектов федерации – 951, муниципальных – 1 059). В ряде архивов создавались информационно-поисковые системы (информационно-поисковая система по фондам Государственного архива Российской Федерации, информационные ресурсы государственных архивов Санкт-Петербурга, каталог фондов Государственного архива Пермского края, электронный НСА Государственного архива научно-политической истории Кировской области и др.). Большая работа проделана по оцифровке архивных описей. В федеральных архивах оцифровано 27 % архивных описей, в цифровом формате представлено более 1,8 млн заголовков дел. Хотя появилась возможность ознакомиться с описями в читальном зале и онлайн-режиме, коллекция графических образов не позволяет проводить автоматизированный поиск. Куда большие удобства предоставляют пользователям описи, переведенные в формат базы данных, с возможностью простого и расширенного поиска. На портале «Архивы России» представлена база данных «Путеводители по российским архивам», включая 135 справочников типа путеводителя (34 – по федеральным, 101 – по государственным архивам субъектов федерации), опубликованных в период с 1987 по 2011 год. В результате оцифровки и структурирования текстов традиционных путеводителей исследователи получили возможность проводить поиск по всей совокупности путеводителей, отдельным путеводителям, описаниям фондов. Кроме того, на портале «Архивы России» представлены различные электронные справочники российских архивов, имеющие и индивидуальные постоянные адреса, что облегчает их интеграцию в общее информационное пространство.

В Украине внедрение автоматизированного НСА ускоряет и упрощает процесс поиска информации, максимально обеспечивает реальную доступность документной информации архивов пользователям. В 2003–2013 годах часть традиционных карточных каталогов (наиболее востребованные разделы) переведена в электронный формат; создавались новые каталоги в электронном формате. Идет процесс составления архивных описей в электронном формате.

Для повышения качества представления, систематизации и индексирования архивной информации в архивных справочниках в Республике Беларусь (2012 год), Российской Федерации (2007 год), Украине (2006 год) разработаны новые схемы классификации документной информации. В Кыргызской Республике новый национальный классификатор не разрабатывался, государственные архивы используют российскую разработку. В других государствах применяются советские классификационные схемы.

В государствах – участниках СНГ НСА предоставляется пользователям в полном объеме и на безвозмездной основе. Частично доступ пользователей ограничен к некоторым видам каталогов, базам данных, а также секретной и иной охраняемой законодательством информации.

Проведенный анализ показал, что в последние годы в государствах – участниках СНГ отмечается интенсивное развитие НСА, что обусловлено как ростом интереса к документной информации, сохраняемой в государственных архивах, так и развитием информационных технологий, использование которых позволяет шире и доступнее представлять огромные массивы ретроспективной информации.

Вместе с тем архивные службы государств – участников СНГ отмечают наличие ряда проблем, препятствующих дальнейшему развитию систем НСА.

1. В Республике Беларусь и Российской Федерации отмечается потребность в унификации и стандартизации процесса создания информационно-поисковых систем, а также архивного описания. Автоматизированные информационно-поисковые системы, существующие в различных архивах, различаются по структуре, техническим характеристикам, методике заполнения полей и другим параметрам. Это серьезно затрудняет дальнейшую интеграцию их в единую информационную сеть.

2. Некоторые справочники, созданные ранее с применением автоматизированных технологий, разработаны на устаревших платформах, требуется их перевод на современные системы.

 

VIII. Использование архивных документов и доступ к ним

 

Одним из основных направлений деятельности архивных служб государств – участников СНГ является организация использования архивных документов и информации, обеспечение доступа пользователей к ним.

В государственных архивах развитие получили все основные формы использования архивных документов: информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами; предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива; экспонирование архивных документов на выставках; использование архивных документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий; публикация архивных документов.

Во всех государствах отмечаются стабильно высокие показатели количества социально-правовых, тематических и генеалогических запросов, поступающих в государственные архивы от физических и юридических лиц. Запросы поступают как от граждан своих государств, так и иностранных граждан. При исполнении социально-правовых запросов, поступающих из государств – участников СНГ, архивные службы руководствуются Соглашением о принципах и формах взаимодействия государств – участников СНГ в области использования архивной информации от 4 июня 1999 года.

В период 2003–2013 годов количество социально-правовых запросов возросло в Азербайджанской Республике.

В Республике Армения за этот же период было получено около 200 тыс. запросов и заявлений граждан и организаций, по результатам рассмотрения которых были выданы архивные справки.

В Республике Беларусь в 2003–2013 годах государственными архивами было исполнено 40 311 тематических, 48 776 биографических и 2 745 генеалогических запросов. Объем исполненных запросов социально-правового характера составил 317 780. В среднем ежегодно государственными архивами исполнялось порядка 3 500, 8 000, 250 и 29 000 тематических, биографических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера соответственно.

В Республике Казахстан государственные услуги по выдаче архивных справок и копий архивных документов оказываются ежегодно более чем 300 тыс. гражданам. По запросам организаций исполняется около 30 тыс. запросов по вопросам политического, экономического, культурного развития республики и ее регионов. Всего в 1999–2012 годах государственными архивами обработано более 3 млн запросов социально-правового и тематического характера.

Ежегодно возрастает количество запросов социально-правового характера в Кыргызской Республике, что связано с изменением пенсионного законодательства и миграцией населения. За последние 10 лет количество запросов возросло с 29 795 до 79 425 (в 2,7 раза).

В Российской Федерации за период с 2003 по 2012 год количество исполненных социально-правовых запросов возросло с 1,8 до более чем 5 млн (из них от 25 до 65 % – на предоставление информации в Пенсионный фонд Российской Федерации). В 2013 году только федеральными архивами было исполнено около 20 тыс. тематических запросов и почти 26 тыс. обращений социально-правового характера. В связи с существенным увеличением количества запросов и необходимостью организации эффективной работы по их исполнению принято решение создать единый Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов, который начал работать в июне 2014 года. Завершается работа по созданию базы данных о местах хранения документов по личному составу, которая позволит организовывать оперативное исполнение запросов социально-правового характера.

Архивные учреждения Украины в период с 2003 по 2013 год ежегодно исполняли около 36 тыс. тематических запросов, 340 тыс. запросов социально-правового характера и 2 тыс. генеалогических запросов. При этом следует отметить, что начиная с 2012 года количество исполняемых украинскими архивистами запросов социально-правового характера является стабильным, увеличиваясь не более чем на 2–3 % ежегодно, хотя для периода проведения пенсионной реформы в начале 2000-х годов был характерен более стремительный рост объема таких запросов.

Тематика большинства социально-правовых запросов касается имущественных прав граждан, а также трудовых отношений работников со своими работодателями. В Республике Беларусь отмечается снижение доли запросов о предоставлении сведений о пребывании граждан в местах принудительного содержания, созданных нацистами в годы Великой Отечественной войны, об угоне населения на принудительные работы в Германию и другие страны Европы в период оккупации Беларуси в 1941–1944 годах, а также участии в партизанском движении. В государственных архивах западного региона получили распространение запросы социально-правового характера от граждан Республики Польша о документальном подтверждении фактов владения недвижимым имуществом на территории Беларуси.

Во всех государствах запросы социально-правового характера выполняются государственными архивами бесплатно. Источниками финансирования выполнения и пересылки ответов на социально-правовые запросы в разных странах являются бюджетные средства, собственные средства архивных учреждений, средства потребителей социально-правовых запросов.

На платной основе выполняются тематические и генеалогические запросы, запросы о подтверждении имущественных прав на землю и недвижимое имущество, биографические и фактографические запросы. В случаях отсутствия в архиве соответствующих документов и необходимой информации заявителям даются консультативные советы о возможном местонахождении соответствующих основополагающих документов.

В Республике Беларусь, Республике Казахстан, Российской Федерации в соответствии с законодательством организован прием запросов граждан с использованием электронной почты и (или) веб-порталов (веб-сайтов). Удельный вес таких обращений пока относительно невысок (в Республике Беларусь – 4,5 %).

Государственные архивы обеспечивают доступ пользователей к хранящимся в них документам через читальные залы. За период с 2003 по 2013 год в читальных залах государственного архива Республики Армения работало более 5 тыс. пользователей (выдано через читальные залы около 1 млн архивных дел и документов), Республики Беларусь – 40,7 тыс. пользователей (в среднем 3,5 тыс. в год). В Республике Казахстан через читальные залы государственных архивов ежегодно выдается пользователям более 1 млн дел. В Российской Федерации за последнее 10-летие читальные залы федеральных архивов ежегодно посещали более 10 тыс. человек, читальные залы всех архивов – более 100 тыс. человек. В читальных залах архивных учреждений Украины с 2003 по 2013 год работало 265 тыс. пользователей (в среднем регистрируется более 24 тыс. пользователей в год), которым ежегодно выдается около 450 тыс. дел. Следует отметить, что количество пользователей в читальных залах архивных учреждений Украины характеризуется стабильно высоким показателем, что свидетельствует о возрастании интереса как исследователей, так и простых граждан к историческому прошлому украинского народа, наиболее популярной является тематика краеведческого характера, а также связанная с историей национально-освободительного движения.

Архивные службы прилагают значительные усилия по оснащению и переоснащению читальных залов необходимыми техническими средствами, позволяющими осуществлять быстрый поиск ретроспективной документной информации и получать оперативный доступ к ней, в том числе с применением средств автоматизации. Плата за пользование архивными документами и имеющимся в архивах научно-справочным аппаратом не взимается.

Значительная работа проводится архивными органами и учреждениями в части научного использования документов и информации при подготовке научных работ, сборников архивных документов, экспонировании архивных документов на выставках, публикации документов в средствах массовой информации, при проведении иных информационных мероприятий.

В Азербайджанской Республике в 2003–2013 годах подготовлено более 300 выставок архивных документов, большое количество статей, радио- и телепередач, посвященных юбилейным датам, знаменательным событиям, выдающимся деятелям страны. Издано 4 сборника документов и осуществлено 6 публикаций документов. Опубликовано более 60 тематических перечней документов.

В Республике Армения подготовлены и изданы (в том числе совместно с другими организациями) 15 сборников документов и материалов, определенная часть которых была подготовлена по решениям правительственных юбилейных комиссий.

В Республике Беларусь в 2003–2013 годах государственными архивами была организована 851 выставка документов, выпущен в свет 131 сборник документов, включая справочные издания. Период Великой Отечественной войны нашел широкое отражение в выпущенных государственными архивами документальных сборниках.

В Республике Казахстан с 1999 по 2012 год организован выход 4 тыс. теле- и радиопередач, подготовлено около 13 тыс. публикаций и сборников. На основе документов Национального архивного фонда проведено более 3 тыс. выставок архивных документов. Издаются около 20 сборников документов.

В Кыргызской Республике за последнее 10-летие архивистами самостоятельно или совместно с другими учреждениями подготовлено 13 сборников документов.

Государственные архивы Российской Федерации ведут активную выставочную деятельность. Два выставочных зала федеральных архивов в Москве и Санкт-Петербурге ежегодно проводят до 10 архивных выставок. Кроме того, федеральные архивы экспонируют свои документы на других площадках. Архивными учреждениями субъектов Российской Федерации ежегодно реализуются сотни выставочных проектов. За период с 2005 по 2013 год только учреждениями федерального уровня было подготовлено 337 сборников архивных документов, в том числе по актуальным историческим темам, которые часто подвергаются искажениям и фальсификациям. Некоторые сборники архивных документов размещены на портале «Архивы России». В целом по Российской Федерации за последние 10 лет были изданы тысячи документальных публикаций.

В Украине издательская деятельность (подготовка сборников документов, научных исследований, монографий, биографических и справочных изданий) была направлена на выполнение пятилетних перспективных планов научно-издательской работы на 2004–2008 и на 2009–2013 годы. Активно развивается сотрудничество украинских архивистов с представителями средств массовой информации и общественностью, о чем свидетельствуют стабильно высокие показатели подготовленных ими выставок, публикаций в печатных СМИ, теле- и радиопередач. В течение 2003–2013 годов архивные учреждения Украины ежегодно готовили около 1 тыс. выставок архивных документов, 500 радио- и 350 телепередач, 1,4 тыс. документальных публикаций для печатных СМИ.

Основная тематика выставок, сборников документов, теле- и радиопередач, как правило, посвящена юбилейным датам, иным знаменательным событиям в истории государств – участников СНГ, юбилейным датам видных деятелей национальной истории. Большое внимание в выставочной и издательской деятельности государств – участников СНГ уделялось тематике Великой Отечественной войны, становлению и развитию национальной государственности.

В Республике Армения, Республике Беларусь, Российской Федерации, Украине для популяризации архивных документов используется отраслевая периодическая печать.

Широкий доступ общественности к архивной информации обеспечивается также с помощью электронных средств массовой информации, интернет-порталов архивных служб, веб-сайтов государственных архивных учреждений. Реализация интернет-проектов по актуальным историческим темам, предусматривающих размещение архивных документов в специальных рубриках интернет-сайтов, прочно вошла в практику работы архивных учреждений Республики Беларусь, Российской Федерации, Украины. Архивные службы отмечают возрастающую тенденцию использования потенциала электронных СМИ в области использования документов и информации.

Архивные службы государств – участников СНГ отмечают активное сотрудничество в сфере научного использования документов при подготовке совместных выставок, издании совместных сборников. Многие мероприятия имеют широкий общественный резонанс.

Доступ к документам архивных фондов осуществляется в соответствии с  законодательством государств – участников СНГ. Иностранные граждане имеют право доступа к архивным документам на общих основаниях.

Ограничения в доступе к архивным документам могут быть установлены по следующим основаниям: защита государственных секретов и обеспечение государственной безопасности, защита личной тайны и интересов граждан, плохая физическая сохранность оригиналов документов (для использования предоставляются копии взамен оригиналов), ограничения, установленные фондообразователями (главным образом если ими являются негосударственные организации и физические лица).

Государственные архивы проводят работу по рассекречиванию хранящихся в них документов.

В Республике Беларусь рассекречивание проводилось главным образом в отношении документов бывших архивов Коммунистической партии Беларуси. Рассекречено более 2 млн единиц хранения (83 % общего количества партийных документов).

В Российской Федерации в течение 2013 года на открытое хранение переведено более 14,5 тыс. дел федеральных архивов. На официальном веб-портале «Архивы России» представлена база данных рассекреченных документов федеральных архивов. Удельный вес секретных документов в федеральных архивах составляет менее 4 %, в остальных государственных архивах – примерно 2 %.

В Украине за период с 2005 по 2013 год удельный вес секретных дел сократился с 1,1 до 0,18 %. При этом количество документов, которые были засекречены в период существования СССР и переведены в указанный период на открытое хранение, составляет 47 % общего количества рассекреченных архивистами единиц хранения.

Работы по рассекречиванию ведутся в строгом соответствии с законодательством. В Кыргызской Республике и Российской Федерации для этих целей созданы межведомственные комиссии, архивные службы отмечают невысокие темпы рассекречивания документов. Архивная служба Республики Беларусь отмечает усложнение процесса рассекречивания после принятия в 2011 году нового закона о государственных секретах.

Значительно активизировался процесс рассекречивания документов в Украине. В 2007–2008 годах в научный оборот введен большой массив документов о Голодоморе 1932–1933 годов, в 2010 году завершена работа по рассекречиванию дел о лагерях и захоронениях немецких военнопленных и интернированных в годы Второй мировой войны, а также о местах захоронения умерших в лагерях. Опубликован в трех томах, пяти книгах межархивный справочник «Реестр рассекреченных архивных фондов Украины». Полнотекстовая версия размещена на официальном веб-портале «Архивы Украины», где содержится информация о фондах, коллекциях, фотодокументах, которые полностью или частично были рассекречены архивистами Украины в период с 1986 по 2010 год.

Все большее значение в организации использования архивных документов приобретает Интернет. Вместе с тем сохраняется высокая посещаемость читальных залов государственных архивов.

В то же время в организации использования архивных документов и информации архивные службы государств – участников СНГ отмечают наличие ряда проблем.

1. Определенные сложности имеются с финансированием мероприятий по подготовке и проведению архивных выставок, изданию сборников документов.

2. В системе архивной службы Республики Беларусь отсутствует выставочный зал для экспонирования архивных документов. Хотя для экспонирования документов используются иные возможности, некоторые выставки остаются доступными для общественности только в зданиях самих архивов, в связи с чем носят кулуарный характер.

 

IХ. Информатизация архивов

 

Повсеместное распространение современных информационных технологий, развитие информационного общества, создание электронного правительства ставит перед архивными службами государств – участников СНГ новые задачи в сфере информатизации основных направлений деятельности архивов, оказания электронных услуг органам государственной власти, юридическим и физическим лицам. Параллельно решается задача облегчения труда архивистов, роста его производительности.

Информатизация архивной отрасли в государствах – участниках СНГ в период 2003–2013 годов осуществлялась по следующим основным направлениям: автоматизация основной деятельности органов управления архивным делом и государственных архивов; внедрение электронного документооборота и организация хранения электронных документов; создание цифровых копий архивных документов; создание, поддержка и развитие интернет-порталов и интернет-сайтов.

Степень автоматизации основных направлений деятельности архивов в разных государствах неодинакова.

В Азербайджанской Республике с 2010 года реализуется Программа информатизации документов Национального архивного фонда. Реализация Программы позволит сформировать единое информационное пространство и войти в международные информационные сети. В Государственном архиве кинофотодокументов и Государственном архиве звукозаписи работа находится на стадии завершения.

В Республике Армения проведены работы по созданию внутриархивной компьютерной сети и размещению в ней электронной информации (описи дел, тематические перечни, сборники документов и т.п.). Это предоставляет архивной системе возможность осуществлять комплектование, учет, хранение и использование документов архивного фонда и иных документов архива.

В Республике Беларусь комплексная автоматизация основных направлений работы государственных архивов в 2003–2013 годах велась в соответствии с утвержденной правительством Стратегией развития информационного общества в Республике Беларусь на период до 2015 года, Государственной программой «Архивы Беларуси» на 2011–2015 годы, отраслевой Стратегией автоматизации архивной отрасли на ближайшую перспективу (2005–2010 годы).

В 2011 году в промышленную эксплуатацию были введены Автоматизированная информационная система государственного архива (АИС государственного архива) и Автоматизированная информационная система сводная для органов управления (АИС сводная). АИС государственного архива состоит из единой базы данных и семи взаимосвязанных программных модулей: «Комплектование», «Личные фонды», «Учет», «Обеспечение сохранности», «Научно-справочный аппарат», «Использование», «Администратор». АИС сводная позволяет интегрировать данные, накапливаемые в базах данных АИС государственных архивов, и формировать отчетную и статистическую информацию. АИС сводная состоит из единой базы данных и трех взаимосвязанных программных модулей: «Комплектование», «Фондовый каталог» и «Администратор». В перспективе предполагается расширение функциональных возможностей АИС сводной и для других направлений деятельности органов архивного дела и делопроизводства. В рамках взаимосвязанных АИС реализована единая электронная система учета документов и фондов, хранящихся в государственных архивах. Она позволяет формировать в электронном виде и поддерживать в актуальном состоянии Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда. Модульная структура обеих АИС дает возможность наращивать и совершенствовать функции каждого модуля. Обмен информацией между АИС осуществляется посредством файлов экспорта-импорта, пересылаемых по электронной почте. В связи со спецификой кино-, фото-, фонодокументов в 2013 году разработана отдельная Автоматизированная информационная система аудиовизуальных документов для Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов. Логическим продолжением работы по автоматизации и информатизации архивного дела является создание Системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда (СОДД НАФ). Она создается в виде интернет-портала, на котором будет представлена многоуровневая система описания и поиска архивных объектов (фонды, описи, дела, документы) в соответствии с международным стандартом. Для документов, имеющих цифровые копии, а также электронных документов система будет обеспечивать возможность онлайнового просмотра или заказа копий. Создание программно-технической части СОДД НАФ планируется осуществить в 2014 году.

В Республике Казахстан автоматизация основных направлений работы государственных архивов в 2003–2013 годах велась в соответствии с Государственной программой «Информационный Казахстан-2020», утвержденной Указом Президента Республики Казахстан от 8 января 2013 года № 464, и Планом мероприятий по ее реализации, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 февраля 2013 года № 101.

В целях информатизации архивной отрасли разрабатывается проект Концепции информатизации архивного дела Республики Казахстан, включающей решение вопросов создания Единой системы автоматизированного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, Национального центра электронных документов и Единой системы электронных архивов.

В Кыргызской Республике программа информатизации государственной архивной службы разрабатывалась и утверждалась еще в середине 1990-х годов, но не была реализована по причине слабой технической и кадровой оснащенности. Программные положения по информатизации изложены также в Концепции развития архивного дела, утвержденной Правительством Кыргызской Республики в 2004 году. В 2011 году утверждена Концепция формирования единой электронной базы данных документов Национального архивного фонда. До 2012 года только три архива вели самостоятельную работу по созданию баз данных. В 2012 году Центр информационных технологий Архивного агентства разработал программное обеспечение «Единая база данных» для каталогизации оцифрованных документов, которое планируется использовать во всех архивах республики.

В Российской Федерации на реализацию задач в сфере информатизации направлен ряд принятых в последние годы федеральных законов, постановлений и распоряжений правительства. Автоматизация основных видов деятельности архивов осуществляется в соответствии с принятой в 2010 году отраслевой Программой информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011–2020 годы. Подготовлен проект Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года, в которой тема информатизации является одной из основных. Программа предусматривает несколько основных направлений внедрения информационных компьютерных технологий в архивной сфере, в том числе информатизацию основной деятельности архивов и объединение информационных ресурсов (тематические, исследовательские и пр.), созданных и функционирующих внутри федеральных архивов, с целью предоставления удаленного доступа к цифровому контенту. Важным аспектом Программы является автоматизация внутриархивной деятельности. Росархив планирует предложить для использования типовые программные продукты-модули, такие как «Контроль за движением дел», «Электронный читальный зал», «Работа с источниками комплектования», «Выполнение запросов граждан» и др. В области создания автоматизированного НСА предполагалась разработка специализированного программного обеспечения, связанного с ПК «Архивный фонд» для одноразового ввода информации при многократном ее использовании. В Программе информатизации также обозначена необходимость ведения общеотраслевой автоматизированной системы «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», что позволит обеспечить широкий доступ к архивным документам через Интернет, гарантируя при этом полную сохранность оригинала. Программой предусмотрено дальнейшее развитие отраслевого, обязательного для использования всеми архивами программного обеспечения. Его главной составляющей является единая информационно-поисковая система по учету документов Архивного фонда Российской Федерации. Система имеет три уровня. На базовом уровне государственные и муниципальные архивы должны заполнять базу данных «Архивный фонд» учетными данными о фондах, описях, единицах хранения. Собранная информация подлежит передаче на второй уровень, т.е. конвертированию в ПК «Фондовый каталог», с которым работают органы управления архивным делом субъектов федерации. На третьем уровне органы управления архивным делом субъектов федерации должны обеспечивать сбор, обработку и продвижение данных в ПК «Центральный фондовый каталог», с которым работает Федеральное архивное агентство. Описанная модель, помимо обеспечения учета архивных документов, несет в себе возможности для совершенствования работы архивов по комплектованию, обеспечению сохранности, организации научно-справочного аппарата и использованию. Удаленный доступ пользователей к информационной системе также складывается как трехуровневая система: на сайте архива, на сайте территориального архивного управления, на портале «Архивы России». Доступ к данным ПК «Центральный фондовый каталог» должен обеспечиваться на портале «Архивы России». Пользователь может зайти на один сайт и получить ответ о наличии нужной ему информации в документах Архивного фонда Российской Федерации.

В Украине в 2000 году Государственной архивной службой начато создание электронной версии Центрального фондового каталога – информационной системы «Центральный фондовый каталог». Ее целью является интеграция отдельных сегментов фондовых каталогов архивных учреждений. Значительный прогресс достигнут архивными службами в деле оцифровки архивных документов.

В настоящее время в государственных архивах Республики Беларусь оцифровано около 20 тыс. архивных дел. Поставлена задача создать центры оцифровывания в каждой области. Централизованное хранение Фонда цифровых копий с 2005 года организовано на базе архива электронных документов БелНИЦЭД (объем – 1,6 терабайта). Это позволяет государственным архивам не тратить финансовые средства на работы по обеспечению длительного хранения больших объемов информации в электронном виде.

В Кыргызской Республике за 2012–2013 годы отсканировано 1 544 ед. хранения документов на бумажной основе. При этом только в двух архивах параллельно со сканированием идет процесс ретроконверсии документов. В других архивах по причине нехватки штатных единиц работы по ретроконверсии в настоящее время не ведутся. В специализированном архиве кинофотофонодокументов осуществляется оцифровка документов на пленочных носителях. Всего оцифровано 29 466 ед. хранения фотодокументов (33 % архивного фонда) и 3 583 ед. хранения фонодокументов (50 %).

В Российской Федерации Программой информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011–2020 годы заложено развитие системы доступа к архивным документам: оцифровка документов и справочно-поисковых средств, создание компьютеризированных читальных залов в федеральных архивах и единого Электронного читального зала на портале «Архивы России», а также системы технической поддержки аппаратно-программных комплексов и электронных ресурсов архивов.

Особую роль в расширении доступа к архивной информации в государствах – участниках СНГ играют отраслевые интернет-ресурсы.

В Республике Беларусь интернет-сайт «Архивы Беларуси» развивается в соответствии с отраслевой Концепцией совершенствования интернет-ресурса архивной отрасли Республики Беларусь – веб-сайта «Архивы Беларуси». Наблюдается стабильное увеличение объема размещаемой на сайте информации (в начале 2000-х годов – 111 информационных страниц, в настоящее время – более 4,5 тыс. информационных страниц, 5 тыс. файлов графических материалов, более 80 аудиовидеофайлов). Поддерживается версия сайта на английском языке. Собственные сайты имеют три республиканских государственных архива, один зональный, а также Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.

В Российской Федерации проводится работа по развитию отраслевого интернет-портала «Архивы России» и организации доступа к информации о документах Архивного фонда через портал. Он является крупнейшим отраслевым интернет-ресурсом, на котором размещены официальный сайт Федерального архивного агентства, информация о федеральных архивах, органах управления архивным делом субъектов Российской Федерации, архивохранилищах музеев и библиотек, архивное законодательство, архивные справочники и базы данных, сведения о рассекреченных документах, интернет-выставки и публикации и т.д. Развиваются сайты федеральных архивов (самостоятельно или в виде разделов портала «Архивы России») и сайт Федерального архивного агентства. Архивные сайты постепенно превращаются в информационные центры, где представлены данные о хранящихся в архиве документах (НСА), организуются виртуальные выставки, принимаются запросы и пр. Свои сайты имеются практически у всех органов управления архивным делом субъектов федерации.

В Украине основным отраслевым интернет-ресурсом является веб-портал Государственной архивной службы «Архивы Украины». Объем размещенной на нем информации увеличился с 18 гигабайт (в 2012 году) до 28 гигабайт (в декабре 2013 года). Информация на веб-портале подается на трех языках: украинском, русском и английском и имеет защиту от несанкционированной модификации. Собственные веб-сайты имеются у всех центральных и региональных государственных архивов (в 2006 году сайты имели только шесть архивов). Объем информационного наполнения официальных сайтов государственных архивов только за 2013 год вырос в среднем на 40–50 %, а число посещений в сутки – на 15–20 %.

Также архивы в качестве средства коммуникации используют электронную почту. Интернет-ресурсы, производящие учет посещаемости сайтов, свидетельствуют о высоком и постоянно растущем рейтинге сайта «Архивы Беларуси», порталов «Архивы России» и «Архивы Украины». Среди посетителей интернет-ресурсов зарубежные пользователи составляют до 25 %.

Принципиально важным направлением деятельности архивных служб государств – участников СНГ в сфере информатизации является решение профессиональных задач, связанных с повсеместным распространением электронных документов, внедрением систем электронного документооборота, организацией хранения электронных документов и иной документированной информации в электронном виде.

В Республике Беларусь указом Президента Республики Беларусь перед государственными органами поставлена задача перехода на электронный документооборот к началу 2015 года, перед другими государственными организациями – к началу 2016 года. Прием, хранение и использование электронных документов осуществляет архив электронных документов, действующий в структуре БелНИЦЭД. По состоянию на 1 января 2004 года в архиве было учтено 250 электронных документов в составе 8 фондов. В настоящее время на постоянном хранении находятся 565 электронных документов в составе 13 фондов. Они включают информационные ресурсы, базы данных, фотодокументы, интернет-сайты, организационно-распорядительные документы, объем которых составляет 2,7 терабайта (рост более чем в 2 раза). Прием на постоянное хранение аудиовизуальных документов в цифровом формате обеспечивает Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов.

В Республике Казахстан мероприятия, связанные с дальнейшим развитием межведомственного «безбумажного» документооборота в части обеспечения государственного хранения электронных документов, в настоящее время реализуются путем разработки нормативно-методических документов.

В Российской Федерации решение задач, связанных с развитием и внедрением систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия, осуществляется в рамках Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011–2020 годы. Разработан проект и проложена локальная сеть в помещении Росархива, оборудована серверная, закуплено необходимое оборудование. Самостоятельная задача, решение которой предусмотрено Программой информатизации, – образование Центра хранения электронных документов.

В Украине централизованные хранилища для хранения электронной информации имеют только 5 государственных архивов.

Реализация мероприятий в сфере информатизации невозможна без соответствующего материально-технического обеспечения. Архивные службы всех государств отмечают улучшение состояния обеспеченности архивных учреждений компьютерной и иной специальной техникой, программными средствами.

В Республике Армения все структурные и территориальные подразделения Национального архива Армении обеспечены компьютерной техникой. Приобретена современная аппаратура для оцифровки документов и кинолент, осуществляется программная работа по созданию электронных баз данных архивных документов, кинофильмов, фотографий и звукозаписей. В распоряжении архивной системы республики, по последним данным, имеется большое количество компьютеров (всего 122).

В Республике Беларусь в период с 2003 по 2013 год поступательно наращивалась и модернизировалась техническая база государственных архивов. Архивы в достаточной степени обеспечены компьютерами, локальными вычислительными сетями. Практически во всех государственных архивах имеется оборудование для оцифровывания (планетарные/книжные/планшетные сканеры или цифровые фотокамеры). Закуплено оборудование для внедрения Автоматизированной информационной системы аудиовизуальных документов, на 2014 год запланировано проведение опытной эксплуатации и обучение пользователей. Все государственные архивы имели выход в Интернет.

В государственных архивах Кыргызской Республики имеется 217 компьютеров. Локальные сети и Интернет функционируют во всех центральных и областных архивах. В 2012–2013 годах Архивное агентство приобрело книжные сканеры на основе цифровых фотокамер марки «ATIZ-BookDriveMini». Закупка этих сканеров была обусловлена в первую очередь финансовыми возможностями архивной службы. В настоящее время книжными сканерами оснащены 5 государственных архивов.

В Российской Федерации, по данным на 2010 год, всего в архивных учреждениях использовалось более 10 тыс. персональных компьютеров, из них более 6 тыс. были объединены в локальные сети, более 3,5 тыс. имели выход в Интернет. Уровень компьютеризации различается: 82 архива имеют менее 10 компьютеров, 84 архива – 10–20, 74 архива – 21–40, 62 архива – 41–100 и 16 архивов имеют более 100 компьютеров.

В Украине за период с 2006 по 2012 год количество серверов в центральных и региональных государственных архивах увеличилось с 12 до 34, компьютеров – с 569 до 1 009. Локальные сети имеются у всех центральных и региональных государственных архивов.

Проведенный анализ показал, что в настоящее время общее состояние информатизации архивной отрасли в государствах – участниках СНГ можно признать удовлетворительным. Во всех государствах отмечается положительная динамика в решении этого вопроса, улучшаются количественные и качественные показатели информатизации деятельности архивных учреждений.

Наиболее актуальными в настоящее время являются направления информатизации архивной отрасли по оснащению архивов современной техникой, разработке и внедрению в архивах типового отраслевого программного обеспечения по основным видам деятельности архивных учреждений, разработке и внедрению в архивах новых технологий работы с архивными документами и документной информацией, повышению качества описания архивных документов при их тематической разработке, созданию автоматизированных баз данных, организации удаленного доступа пользователей к информационно-поисковым системам архивов и электронным копиям документов через Интернет, созданию интегрированных справочно-поисковых систем архивов, разработке и внедрению технологий и методик постоянного архивного хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов.

Вместе с тем в сфере информатизации архивных органов и государственных архивных учреждений, автоматизации основных направлений их деятельности много нерешенных проблем.

1. В силу объективных причин кадровое, финансовое и техническое обеспечение информатизации во всех государствах находится на уровне, который не соответствует сложности решаемых задач.

В Республике Армения около 60 % имеющегося компьютерного оборудования является устаревшим, поддержание его работоспособности либо вовсе невозможно, либо финансово невыгодно. Общее состояние материально-технической базы в сфере информационных технологий оценивается как неудовлетворительное.

В Республике Беларусь, по данным 2009 года, 14 % компьютерного парка подлежали замене как не обеспечивающие работу современных программных средств, еще 23 % требовали модернизации или замены. Локальные вычислительные сети были созданы в 87 % государственных архивов, но сервер имели только 25 % (к началу 2014 года ситуация значительно улучшилась). Отсутствие финансирования не позволяет пока приступить к реализации задачи по созданию новой АИС для электронных документов в БелНИЦЭД.

В Российской Федерации по итогам 2010 года отмечалось неудовлетворительное состояние материально-технической базы: 82,4 % компьютеров представляли собой устаревшие модели, поддержание работоспособности которых было либо невозможно, либо неэффективно. Отмечались недостаток оборудования для оцифровки описей и архивных документов и острая нехватка квалифицированного персонала.

В Кыргызской Республике только в двух архивах параллельно со сканированием идет процесс ретроконверсии документов. В других архивах по причине нехватки штатных единиц работы по ретроконверсии в настоящее время не ведутся. Оцифровка кинодокументов не ведется вследствие отсутствия необходимого оборудования. Архивная служба нуждается в обеспечении техникой, расширении штатов, обучении сотрудников.

Нехватка квалифицированных кадров в области информационных технологий отмечается архивной службой Украины.

2. Архивные службы Азербайджанской Республики, Республики Армения, Кыргызской Республики отмечают отсутствие или устаревание программного обеспечения в сфере автоматизации деятельности государственных архивов, потребность в получении соответствующей практической и методической помощи, в том числе из-за рубежа.

3. В качестве одной из проблем, связанных с внедрением электронного документооборота, необходимостью приема на хранение в архивы электронных документов и организации их долговременного хранения, архивная служба Республики Беларусь отмечает необходимость существенной модернизации архивов организаций. Техническая оснащенность таких архивов традиционно оставляет желать лучшего.

Архивные службы государств – участников СНГ отмечают необходимость дальнейшего совершенствования материально-технического, программного, кадрового и нормативно-методического обеспечения процессов информатизации и автоматизации.

 

Выводы и предложения

 

Анализ состояния архивного дела в государствах – участниках СНГ показывает, что архивные службы и государственные архивные учреждения всех государств качественно и в полном объеме выполняют поставленные перед ними задачи по комплектованию архивных фондов, обеспечению сохранности архивных документов, организации их учета и использования в научных, культурных, социальных и практических целях.

За период с 2003 по 2013 год значительно улучшена материально-техническая база государственных архивных учреждений, существенный прогресс достигнут в сфере информатизации архивов, автоматизации основных направлений деятельности архивных учреждений. Улучшены количественные и качественные показатели по всем основным направлениям деятельности государственных архивов.

В то же время уровень состояния архивного дела в разных государствах неодинаков. Как показал проведенный анализ, максимального успеха в решении поставленных задач достигли архивные службы тех государств, в которых реализуются комплексные государственные программы в сфере архивного дела.

Несмотря на достигнутые за последние 11 лет успехи в практической деятельности архивных служб имеется ряд общих проблем.

Главной из них является недостаточное финансирование государственных архивных учреждений, что непосредственно влияет на состояние их материально-технической базы, решение проблем создания и поддержания нормативных условий хранения архивных документов, своевременность и полноту комплектования архивных фондов, обеспечение широкого доступа к ним, в том числе с использованием современных информационных технологий. Архивным службам крайне необходимо расширение площадей архивохранилищ государственных архивов путем строительства новых зданий или выделения и приспособления уже имеющихся свободных помещений.

Низкий уровень заработной платы архивных работников в абсолютном и относительном выражении во многом определяет проблемы с укомплектованностью архивных учреждений профессионально подготовленными кадрами. Актуальной является проблема повышения квалификации архивных работников.

Решению этих и других проблем в определенной степени препятствует понизившийся в рассматриваемый период статус органов управления архивным делом в большинстве государств, сокращение сети государственных архивных учреждений, штатной численности их работников.

С учетом изложенного представляется необходимым:

оказывать архивным службам поддержку в части подготовки и реализации комплексных государственных программ в сфере архивного дела, обеспечения их полного и непрерывного финансирования;

рассмотреть вопрос о повышении статуса органов управления архивным делом, возвращения их прямого подчинения правительствам своих государств, а также права принятия нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства;

увеличить объем финансирования мероприятий по подготовке и повышению квалификации кадров по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению управления государств – участников СНГ на базе Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, являющегося базовой организацией в этой сфере в соответствии с Решением Совета глав правительств СНГ от 18 сентября 2003 года.

ОСОБОЕ МНЕНИЕ
Азербайджанской Республики

 

За исключением выражения «, в том числе и в базовой организации по переподготовке и повышению квалификации кадров государств – участников СНГ в области архивного дела» в пункте 4.

Азербайджанская Республика не признает за СНГ и его исполнительными органами международную правосубъектность и их связи с международными структурами.

 

Первый заместитель Премьер-министра Азербайджанской Республики

Я.Эюбов

 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ
Республики Молдова

 

Республика Молдова будет осуществлять финансирование Национальной архивной службы в соответствии с финансовыми средствами, предусмотренными на эти цели в государственном бюджете Республики Молдова, за исключением участия в финансировании базовой организации по переподготовке и повышению квалификации кадров государств – участников СНГ в области архивного дела.

 

Премьер-министр Республики Молдова

К.Габурич